Økonomiprosessene bedriften bør digitalisere

Sindre Johansen
21.mar.2018 08:46:26

Se for deg en typisk kontorhverdag for økonomiansvarlig. Fulle postkasser, høye papirbunker og hylle på hylle med permer fulle av gammel dokumentasjon. Se for deg tiden denne personen bruker på å sortere, sende, motta, plotte inn tall og få ut rapporter. Nå er det på tide å takke alle disse tidstyvene farvel. Digitale verktøy er kommet for å bli, og enten du liker det eller ikke.

I rapporten "Visma Digital Index" fremgår det hvilke 7 vanlige økonomiprosesser bedrifter bør digitalisere (last ned rapporten.) Vi har samlet noen av hovedpunktene for hvorfor og hvordan du kan starte. 

Skal du digitalisere din bedrift hjelper lite å sette strøm på en manuell prosess, du må tenke på hvordan aktivitetene i denne prosessen oppstår og hvordan den manuelle delen av arbeidet kan minimeres. Dét det til slutt handler om, er måten vi jobber på, ikke hvordan vi registrerer informasjon i ett system. 

Hvor digital er din bedrift? Ta testen HER

1. Innkommende faktura

Hvorfor? For det første er det et smart og enkelt første steg på vei inn i en digital verden. For det andre er det er virkelig på tide. Du sparer masse tid på å håndtere papir faktura, og får samtidig en bedre kontroll i et elektronisk faktureringssystem. 

Hvordan? Det handler gjerne om å bare trykke på en knapp. Snakk med din leverandør av økonomisystem, de kan garantert hjelpe deg i gang. Tilslutt snakker du med alle underleverandører som sender deg papirfaktura i dag, og ber dem sette deg på efaktura. Start med de leverandørene som fakturerer regelmessig og ta resten etterhvert som de dukker opp.  

2. Utgående faktura

Hvorfor? Samme grunn som punkt 1. Det er et enkelt sted å begynne, og du sparer deg for tidkrevende manuelle prosesser. At du kan tilby elektronisk faktura for dine kunder kan brukes som et innsalgsargument i forhandlinger. Flere og flere forventer at leverandørene kan sende faktura elektronisk. 

Hvordan? Det finnes systemer som automatisk kontrollerer hvilket format kunden vil ha sin faktura i, og dermed har du spart deg for en kjip sorteringsjobb. Oppmuntre dine kunder til å velge elektronisk faktura. Å forresten!! Hvis du sender faktura på PDF er IKKE det å sende elektronisk faktura. Elektronisk faktura er når du har et system som automatisk forstår og behandler fakturaen. En PDF er som et vanlig A4 ark, bare elektronisk. Datasystemer klarer ikke behandle en PDF automatisk.

 LES OGSÅ: 2017 - året det tok av eller nye normalen?

gutt i skyen

3. Automatisk betaling til leverandør

Hvorfor? Håndtering av leverandørbetalinger er en viktig prosess der alle bedrifter har høye krav til sikkerhet. Samtidig er det en gjentakende og rutinepreget prosess som tradisjonelt inneholder mange tidkrevende manuelle arbeidssteg. 

Hvordan? Snakk med systemleverandør og banken din for å høre hva de tilbyr for automatisering av betalingsprosesser. Sørg for at du velger et system som ivaretar ISO-standarden for elektronisk betalingsformidling. Når du først er i gang, sjekk også om du kan få innbetalinger automatisk inn i økonomisystemet ditt. Dersom du har avtale om automatiske utbetalinger med banken, vil du også kunne få alle innbetalinger automatisk inn i økonomisystemet ditt med oppdaterte tall.  

LES OGSÅ: Hva er ERP, egentlig?

4. Elektronisk løsning for reiseregning og utlegg

Hvorfor? Visma Digial Indeks 2017 viser at 2 av 3 norske bedrifter fremdeles fører reiseregninger og utlegg på papir. Dette er en skikkelig tidstyv for både endarbeidere og lønnsansvarlig. Papirkvitteringer skal spares på, leveres inn og leses, og alt må kontrolleres opp mot gjeldende lover og regler. Hadde det ikke vært deilig å bare knipset et mobilbilde av kvitteringen også kastet den?

Hvordan? Beregn ca hvor mye de ansatte reiser, og antall utlegg de har iløpet av et år. Tenk på tiden de bruker på å føre reiseregninger, utlegg – skanne kvitteringer. Det skaper frustrasjon, og er dårlig tidsbruk. Slå av en prat med lønningsansvarlig, og sammen kan dere finne en leverandør av et godt system for reiseregninger og utlegg. Det vil betrygge lønningsansvarlig på at det er enkelt å komme igang, lover og regler blir ivaretatt i løsningen og du har full kontroll og god oversikt over alle data. Vær helt sikre på at leverandøren lar deg føre reiseregninger og utlegg fra mobilen. Kjipt å være avhengig av desktop når du først har tatt steget i en ny digital hverdag.

5. Elektronisk timeregistrering

Hvorfor? Timeregistrering er nok en kjedelig tidstyv. Dersom du digitaliserer denne prosessen, vil det gå fra å være et nødvendig onde til en enkel og smidig prosess. Mobilen gjør timeregistrering til en lek. Ved å timeregistrere digitalt, er det enkelt å sende inn fullstendig oversikt over timene dine, samt fleksitid og overtid, direkte inn i lønnssystemet.

Hvordan? Sørg for å finne en løsning som passer dere i bedriften, og start derfor med å undersøke hvilke system muligheter som finnes. Sett krav til at systemet bør tilby registrering på mobil. En annen fordel kan være at systemet tilbyr tilpassede dashbord. Det gir en bedre brukeropplevelse, og gir tilgang på kun de nødvendigste funksjonene medarbeideren trenger, tydelig visuell presentasjon av data.

shutterstock_160660535.jpg

6. Elektronisk godkjenningsflyt av fakturaer

Hvorfor? Elektronisk godkjenningsflyt har vært på markedet lenge og er økonomisk prosess som er blitt digitalisert i 65% av norske bedrifter skal vi tro Digital Index 2017. Det er ingen overraskelse at mange bedrifter digitaliserer sin godkjenningsflyt, da dette medfører store besparelser. 

Hvordan? Ved å ha elektronisk godkjenningsflyt får du beskjed når faktura nærmer seg forfallsdato. Du kan godkjenne faktura enkelt på mobil, nettbrett eller desktop. 

7. Nettbasert tilgang til rapporter

Hvorfor? Alltid tilgjengelig sanntids data om virksomhetens økonomi. Dette er selve nøkkelen til fremgang. Med digitaliserte prosesser for rapporter blir det enklere å se hvor virksomheten er på vei, for eksempel gjennom visuelt tydelige dashboards og automatiske rapporter. 

Hvordan? Start med å undersøke hvilke standardverktøy som finnes for rapportering for de administrative løsningene du bruker. Dette kan gjøre uten ekstern hjelp eller tungvinte hjemmesnekrede løsninger. Verktøyet du velger bør også kunne presentere informasjonen på en ordentlig og oversiktlig måte. Det bør presenteres slik at alle i bedriften enkelt kan forså og bruke det. Helt tilslutt: Sett som et krav at verktøyet fungerer på mobil. 

 Kilde: Visma Digital Index 2017

Kanskje du liker

disse historiene om Innsikt