Q&A med IT-selskapet Move AS om Visma.net Project Management

Sindre Johansen
21.okt.2020 10:51:01

Move AS er et konsulentselskap, en systemintegrator og en tjenesteleverandør, som spesialiserer seg på IT-infrastruktur. Med 360 millioner i omsetning og 81 ansatte, leverer de spisskompetanse, tjenester og løsninger både til offentlige og private virksomheter i hele Norge, og sikrer virksomheter en kostnadseffektiv, sikker og fleksibel IT-infrastruktur. 

Det var i mai 2018 at Move ble pilotkunde på Visma.net Project Management, og siden den gangen har både system og grensesnitt endret seg en del. I denne Q&A-en gir konsulentleder i Move, Tanya Christin Lamer et innblikk i erfaringer, bruk og gevinstrealiseringen de har hatt med Visma.net PM så langt.

Hvorfor falt valget på Visma.net PM?
Vi trengte et godt timeføringssystem, integrert i økonomisystemet vårt, blant annet fordi konsulentene skal kunne føre timer på farten. Da passer det godt at vi med Visma.net Project Management kan føre timer via app på mobilen.

PRØV GRATIS I 30 DAGER

Visma.net PM er en komplett løsning for oss; for en bedrift på vår størrelse. Vi hadde dessuten Visma.net Financials fra før, noe som la til rette for en integrasjon mellom modulene. Den er dessuten enkel å tilpasse og skalere, vi kan koble på nye moduler etterhvert som vi trenger det, og i tillegg var prisbildet gunstig!  

Les også: Q&A med View Software AS om Visma.Net PM

Hvor mange brukere har dere i PM og hvordan er tilbakemeldingene?
Vi begynte med 40, men i dag har vi vokst til 63! Vi fikk mye innspill fra brukerne i starten; alle endringer gjør jo litt vondt, men etter hvert som de har lært seg systemet, har det bare gått bedre.

Muligheten til å registrere timene på farten via appen er vi veldig fornøyde med; det tilfører en fleksibilitet som verdsettes høyt. Det er dessuten også praktisk å ha lett tilgang til og god oversikt over egne timer og resultater.

Det var noen utfordringer med integrasjonen, for eksempel feil på kundekortene, som kunne føre til at ting stoppet opp, men da kunne man se feilene på loggen og retter opp i det selv. 

Dessuten får vi høre at det er lett å søke, lett å godkjenne timer, lett å hente ut rapporter, og å lage rapporter selv.


Hva bruker dere PM til?

Vi bruker det til daglig ressursplanlegging på kundenivå og til timeregistrering. For eksempel på bestillinger med faste tidsrammer bruker vi PM til å følge opp tiden vi har brukt, og tiden vi har til rådighet ved prosjektstart og gjennom hele prosessen. Da legger vi opp underfaser med ressurser og timer. 

Les også: Prosjektleder Amanda om hvordan hun bruker Visma.net PM

Har dere oppnådd en gevinstrealisering ennå?
Ja, absolutt! Nå bruker prosjektlederne halve tiden på å få kontrollert, godkjent og fakturert timer. På den måten slipper de å sitte kvelder og helger for å bli ferdig.

Nå er det enkelt å sortere alt på prosjekt, konsulent og kunde, og vi ser fort hva som eventuelt mangler. For det er flere ledd å ta hensyn til; fra timeregistrering, via godkjenning til fakturering og tilbake til godkjenning igjen, og da er det flere anledninger til å fange opp avvik.

Nå kan vi dessuten ta ut alle rapporter i excel, som gjør at det er enkelt å følge opp og finne det som mangler, og gir meg i grunnen full kontroll på økonomisk status i alle prosjekter

Dessuten har vi også hatt en synlig omsetningsvekst siden vi startet!

moveas_kundelansering

PRØV GRATIS I 30 DAGER

Finner dere frem til den dataen dere trenger? 
Ja, det er veldig greit. I tillegg er selve timeregistreringen veldig enkel å bruke for alle involverte.

Hva vil du trekke frem som de 3 mest positive tingene med PM? 

  1. Det er lett å dele informasjon i flere ledd og med flere mennesker
  2. Det er lett å se hvor mange timer som er ført og hva som er resultatet hver måned
  3. Det er lett og mindre tidkrevende å godkjenne fakturaer, og dessuten å fange opp avvik. 

På en skala fra 1 til 10, hva tenker du om brukervennligheten?
Det må bli 8! Det er veldig bra, men det er noe som mangler: Det er veldig greit at du kan bruke forrige arbeidsdag som mal når du skal føre timer. Konsulentene savner likevel å ha muligheten til å kopiere en valgfri dag, ikke bare den forrige.   

Det samme gjelder for prosjekter; du ser kun prosjektene du skal jobbe med fremover, og man skulle gjerne kunnet kopiert timene.

Ser du potensial til at dere kan ta i bruk flere funksjoner?
Ja, det vi ser for oss at vi kan i bruk etter hvert er kalenderstyring time for time, som er integrert med Visma.Net Project Management.

Hvordan er det å lage egne rapporter i PM?
Det er utrolig enkelt! Tidligere har jeg vært borti systemer der du nærmest må kunne kode for å lage en rapport. Nå bare henter vi frem det vi vil se, definerer rapportene deretter, så klikker man bare på Excel og kan bearbeide videre derfra.

Hvordan bruker dere data fra PM i strategiske og økonomiske beslutninger i dag?
Vi ser hva som er ført av inntekter opp mot hva som er blitt fakturert, og slik får vi full oversikt over faktureringsgrad; et overblikk på tidsbruken utenfor konkrete prosjekter, altså hvor mye tid som har gått med til kurs, kompetanseheving og salgsmøter. Derfra får vi dermed også god innsikt i hva vi har brukt tiden på, og hvordan vi kan planlegge tiden vi har til rådighet.

I dag fakturerer vi alt i Visma.net Financials, men det kunne blitt gjort fra PM også.

Ville du anbefalt PM til andre?
Ja, selvfølgelig! Systemet er veldig godt og dekker de behovene vi har. Det er veldig enkelt å jobbe med når du kommer ordentlig inn i systemet, og det virker dessuten som at det er lett å tilpasse ulike behov.