Hopp til hovedinnhold

Visma Dokumentsenter

Visma dokumentsenter er en løsning for fakturaskanning og fakturahåndtering i skyen, herunder, elektronisk flyt og attestering. Med dokumentflyt blir fakturaer og bilag sendt automatisk til rette personer i rett rekkefølge for attestering.

Papirløst kontor med Dokumentsenter fra Visma

Visma Dokumentsenter og Visma fakturaskanning er en løsning for fakturahåndtering i skyen som tilrettelegger for papirløst kontor, og forenkler behandling av regnskapsdokumentasjon. Den håndterer alle typer bilag som inngående faktura, kreditnota, og bankbilag.

For alle kunder med Visma Business og Visma Global er Visma Dokumentsenter allerede installert og ferdig integrert. Det vil si at data som er lagret i økonomisystemet, også er tilgjengelig i dokumentsenteret. Eksempel på dette er konto, avdeling, prosjekt eller medarbeider. For å komme i gang med løsningen trenger man bare å oppdatere lisensen og sette opp løsningen.

Visma Dokumentsenter støtter flere formater for fakturahåndtering i skyen

Visma Dokumentsenter støtter fakturaskanning og fakturahåndtering i skyen med mottak av EHF/e-faktura, faktura på e-post og ordinære papirfakturaer. Med dokumentflyt blir fakturaer og bilag sendt automatisk til rette personer i rett rekkefølge for attestering. Med fakturahåndtering i skyen vil regnskapsavdelingen til enhver tid vite hvor i prosessen fakturaene befinner seg. Og med Dokumentsenter er alle fakturaer, bilag og fakturainformasjon digitale, søkbare, oppdaterte og lett tilgjengelig.

Hvordan funker Visma fakturaskanning og fakturahåndtering i skyen med Visma Dokumentsenter?

  1. 1

    Mottak

    Bilag på papir. Disse bilagene hentes inn ved hjelp av Visma fakturaskanning direkte i løsningen. Den innebygde OCR-tolken registrerer bilagsinformasjon som kunde, dato og beløp, og hjelper dermed til med å forenkle konteringsprosessen.

    Faktura på e-post. Fakturaer mottatt på e-post kan flyttes rett inn i Visma Dokumentsenter med fakturahåndtering i skyen. Man kan sette opp automatisk mottak av inngående faktura, enten ved hjelp av Visma.net AutoInvoice, eller CC Fakturapost. Her vil også OCR-tolken hjelpe til med å effektivisere bilagsregistrering.

    EHF/e-faktura. Fordelene med å ta i bruk e-faktura er mange. Blant annet raskere postgang, 100 % tolkeresultat, og lavere kredittid. Ved hjelp av tjenesten Visma.net AutoInvoice kan EHF/e-faktura komme rett inn i løsningen ferdig tolket og klar for attestasjon.

  2. 2

    Godkjenning

    Bilag som skal godkjennes av andre enn regnskapsmedarbeider, sendes enkelt ut på flyt med fakturahåndtering i skyen ved hjelp av Visma.net Approval.

    Her kan fakturagodkjenner enkelt hente opp billag eller feriesøknader via en mobilapp. Videre kan godkjenner påføre fakturainformasjon som avdeling, prosjekt og konto, og skrive eventuelle kommentarer. Deretter kan man godkjenne, videresende eller avvise fakturaen.

  3. 3

    Gjennomgang

    Før bilaget overføres til økonomisystemet, gjør regnskapsmedarbeider en siste sjekk og påfører nødvendig kontering – og velger selv når dokumentet skal overføres.

    Når bilaget er overført til økonomisystemet, er det enkelt for alle brukere å søke opp bilaget og se det rett på skjermen. Bilag som er lagret i Visma Dokumentsenter med Visma fakturaskanning eller på annen måte og har tilfredsstillende backup trenger man ikke å lagre i fysisk form. Kjernen i denne løsningen er nettopp det at brukeren kan søke opp bilaget i etterkant på en enkel måte uten å involvere regnskapsmedarbeidere.

Lurer du på noe? Send inn skjemaet så tar jeg kontakt med deg

Joakim Svendsen

Salgsleder ERP & HRM, Oslo

+47 463 16 634