Står systemet ditt i veien for vekst?
Det trenger ikke være en stor katastrofe som gjør at du innser at dere må bytte system. Som regel er det de små tegnene som samler seg opp over tid – som til slutt blir umulig å ignorere.
I møte med mange norske bedrifter ser vi det samme mønsteret: Det har gått litt for langt før noen tar grep. Kanskje kjenner du deg igjen i noen av disse faresignalene?
Selvfølgelig startet dere med Excel og enkle systemer. Det funket jo helt fint – i starten. Men så begynte dere å vokse. Flere ansatte. Flere kunder. Flere prosesser. Og snart begynner det å knirke. Samarbeidsmiljøet surner og kundeopplevelsene blir dårligere.
Selv teknologikompetente selskaper havner her. Det går an å være dyktig og fremtidsrettet – og fortsatt sitte fast i utdaterte løsninger.
Mange norske bedrifter havner i det vi kaller «Excel-fella». Og det er ikke fordi folk ikke gjør en god jobb – tvert imot. Ofte har bedriften noen «poteter» som gjør alt, som har bygget opp egne strukturer, mapper og systemer etter beste evne. Det funker – helt til det ikke gjør det lenger.
Vekst er jo egentlig en god ting. Vekst betyr at det du selger fungerer! At kundene fortrekker din løsning og at fremtiden ser lys ut. Men hva når veksten risikerer å kvele selskapet?
For bedrifter i «Excel-fella» kan vekst gå på bekostning av:
- Sikkerhet
- Lønnsomhet
- Oversikt
Her er ti faresignaler på at dere har vokst ut av systemene deres:
1. Du styrer økonomien etter bankkontoen
Når økonomien styres ut fra kontosaldo og likviditet, snarere enn analyser og rapporter, sier det én ting: Du har ikke systemene som skal til for å ta smarte beslutninger.
Da gjøres resultatmåling basert på likviditet og du har ikke oversikt over hvem som faktisk betaler, eller er lønnsomme kunder for deg.
Her er det lett å havne når veksten går raskere enn systemet ditt kan håndtere. Situasjonen kjennetegnes gjerne med økt stressnivå, forsuret samarbeidsklima og at proaktiviteten forsvinner.
2. Stressnivået er høyt – og det går utover kulturen
«Alle» er slitne. Samarbeidet skranter. Ingen vet hva som egentlig er gjort – og hva som gjenstår. Mangel på struktur og innsikt skaper usikkerhet og frustrasjon.
Kundehistorikk, varer i arbeid, utestående fakturaer – ingen vet egentlig hvor de finner hva. Hver avdeling har «sitt system», og sammen utgjør det én stor flaskehals.
Årsaken kan ligge i teknologien. Når det mangler oversikt og forutsigbarhet, fører det til frustrasjon og mistillit mellom avdelinger
3. Lang tid på innlogging – hver eneste gang
Dette er en klassiker. Systemene dine er trege, ulike løsninger er spredd utover, og hver ansatt har sine egne snarveier. Når alt ligger forskjellige steder – og det tar tid å finne frem – da mister du kontroll.
4. Én ansatt har alt i hodet – uten backup
Spesielt blant små og mellomstore bedrifter ser vi at én eller få ansatte sitter på all viktig informasjon. Det er en sårbar situasjon. Hva skjer den dagen noen kræsjer på sykkel, slutter, blir syke eller pensjonerer seg?
5. Du vurderer å ansette noen for å håndtere veksten
Et klassisk vekstpunkt, og forhåpentlig et vendepunkt: En økende kundemasse gir flere inngående fakturaer, flere bestillinger fra lageret og mer arbeid for ettermarked. Ordre, fakturaer og dokumenter begynner å hope seg opp. Men i stedet for å automatisere, vurderer du å ansette en ekstra person for å holde tritt. Vurder heller et system med innebygget automatisering og AI-støtte.
Det er verdt å betale litt mer i måneden for et bedre system for alle, enn å betale en ny ansatt for å gjøre jobben manuelt.
6. Du aner ikke hva du har på lager
– og det finnes ikke noe system for å finne ut av det. Når selgeren har solgt noe som kanskje er der – da har oppsettet ditt nådd sitt bristepunkt. Om lagersjefen fysisk løper til lageret for å sjekke, og ingen stoler på hva som står i systemet – da er det ikke lenger et system, men kaos.
7. Økende tap på fordringer
Du har ikke oversikt over hvilke kunder som er kredittverdige, eller hvem som burde fått purring. Systemet hjelper deg ikke å ta de riktige grepene – og regningene begynner å hope seg opp.
8. Kunder glipper – og ettermarked fungerer ikke
Du selger – men følger ikke opp. Manglende CRM-integrasjon og dårlig struktur gjør at du mister oversikt og muligheter. Dårlige kundeopplevelser fører til lavere lojalitet og du er inne i en ond spiral av kvelende vekst.
9. Du venter med å gjøre noe – fordi «Olga» snart går av med pensjon
Vi har hørt det før: «Vi kan ikke gjøre endringer nå, vi må vente til han eller hun slutter». Men endring trenger ikke være skummelt for deg eller truende for dine ansatte. Med riktig rådgiver ved din side kan overgangen skje trygt og stegvis. Cloud Connection er kjent for å «holde kundene i hånda» gjennom hele prosessen – og det er derfor så mange av kundene våre anbefaler oss videre.
10. Du har ikke «tid» til å gjøre det
Du er fullstendig klar over kaoset bedriften lever under. Paradokset: Du trenger automatisering, men har ikke tid til å automatisere. Mange venter og venter – og betaler prisen gjennom stress, ineffektivitet og tapt vekst.
Vi sier ofte: “Du trenger bare å ta første steg – resten fikser vi sammen.”
Hva er alternativet?
Du har to valg: Fortsette med manuelle prosesser og vokse i bredden (les: flere ansatte) med stor risiko for å miste kritisk informasjon, oversikt og ikke minst penger underveis.
Eller investere i smartere systemer og vokse i høyden, med svarte tall på bunnlinjen, full oversikt i skyen og lav risiko om noen skulle kræsje med bussen eller gå av med pensjon.
Et moderne ERP-system gir deg:
- Full oversikt på tvers av avdelinger
- Sanntidsdata og automatisering
- Bedre kundeopplevelser og kontroll
- Bedre lønnsomhet
Vil du se hvordan det kan fungere hos dere?
Hvis du kjenner deg igjen i tre eller flere av punktene – er det på tide å ta grep. Vi hjelper deg gjerne med å kartlegge dagens situasjon og vise hvordan veien videre kan se ut.
- Hvordan jobber dere i dag?
- Hva er utfordringene?
- Hvordan kan vi forenkle hverdagen deres?
Vi leverer bransjetilpassede løsninger for blant annet varehandel, bygg og eiendom – og hjelper dere trygt over i skyen.
Er det på tide å ta kontroll?
Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat – og la oss finne ut hvordan dere kan gå fra kaos til kontroll.
