En ny måte å jobbe på uten at alt må snus på hodet
Mange håndverksbedrifter opplever at prosjektstatus kommer for sent, fakturering tar unødvendig tid, og små avvik blir dyre. Å modernisere plattformen handler sjelden om å gjøre alt på nytt, men om å forbedre arbeidsflyten dere allerede har. Med et bransjetilpasset oppsett og en strukturert innføring steg for steg, blir overgangen forutsigbar og gevinsten målbar.
Når hverdagen løper fra systemene
I en travel hverdag er det lett at det viktigste blir gjort først: jobben ute hos kunden. Resten kommer etterpå. Timer føres litt senere, materiell havner på en lapp, dokumentasjon blir liggende på mobilen og plutselig er fakturagrunnlaget ufullstendig. Resultatet er ofte det samme: mer etterarbeid, flere spørsmål internt og forsinket fakturering.
For mange handler utfordringen ikke om mangel på innsats, men om at arbeidsflyten ikke henger godt nok sammen. Når flere systemer og manuelle rutiner må “limes sammen” av folk, blir det fort både sårbart og tidkrevende.
Hva betyr en mer moderne arbeidsflyt i praksis?
En moderne plattform gir ikke verdi bare fordi den er ny. Verdien kommer når prosessene blir enklere å følge og lettere å gjøre riktig, hver gang.
For håndverksbedrifter betyr det typisk:
- Bedre prosjekt- og ordreoversikt: Hva er gjort, hva gjenstår, og hva er klart for fakturering?
- Raskere vei fra jobb til faktura: Når timer, materiell og dokumentasjon ligger der de skal, blir fakturering mindre “detektivarbeid”.
- Mindre dobbeltarbeid: Registrer én gang og la informasjonen brukes videre i flyten.
- Bedre innsikt: Når dataene er oppdaterte, blir rapporter og beslutninger mer presise.
Her kommer Contracting NXT inn som en helhetlig plattform der arbeidsflyten kan henge bedre sammen på tvers av verdikjeden, fra planlegging og oppfølging til lønn, økonomi og rapportering.
Vil du vite mer om systemet?
Slik får du en smidig innføring uten store omveltninger
Det som ofte avgjør om en ny plattform blir en suksess, er ikke først og fremst funksjonene, men hvordan man kommer i gang. En god innføring handler om å gjøre det enkelt for både kontoret og de ute i felt å lykkes fra dag én.
Her er en praktisk fremgangsmåte som gir trygghet og tempo samtidig:
1) Start med målene, ikke menyene
Før dere ser på skjermbilder og knapper: avklar hva dere vil oppnå.
Eksempler på gode mål kan være:
- kortere tid fra utført jobb til sendt faktura
- færre mangler i fakturagrunnlaget
- bedre prosjektkontroll og færre overraskelser
- tydeligere ansvar og godkjenningsflyt
Når målene er klare, blir det mye enklere å sette opp riktig arbeidsflyt.
2) Etabler et oppsett som passer slik dere jobber
Mange bedrifter gjør feil her: de prøver å tilpasse seg systemet i stedet for å få systemet til å speile hverdagen. Et bransjetilpasset oppsett handler om å få på plass struktur og standarder som gjør arbeidet enklere:
- prosjekt- og ordrestruktur
- roller og tilgang
- godkjenninger
- standardrapporter og nøkkeltall
Det trenger ikke være komplisert, men det bør være gjennomtenkt.
3) Gjør opplæring relevant og rollebasert
Opplæring fungerer best når den er praktisk og knyttet til hverdagen. Vi bruker korte økter med konkrete scenarioer, som time- og materiellføring, godkjenning av grunnlag og oppfølging av prosjektstatus og avvik. Velg gjerne én eller to superbrukere som interne støttespillere.
I oppstartsfasen får dere 1:1-oppfølging. For løpende spørsmål kan dere legge til Cloud Care som abonnement, og dere får tilgang til artikler og Cloud Tips for rask repetisjon. Etter oppstart tilbyr vi Hypercare i en avgrenset periode for tett oppfølging og trygg drift.
4) Kom i gang stegvis med kontroll
En smidig innføring betyr ikke at alt må skje samtidig. Mange lykkes best når de starter med en definert del av driften, for eksempel én avdeling, én type prosjekt eller et sett med prosesser og bygger videre derfra. Da får dere erfaring, trygghet og forbedringspunkter underveis.
5) Mål effekten og forbedre videre
Når dere er i gang, er det lurt å følge med på noen få nøkkeltall som faktisk betyr noe i hverdagen. For eksempel:
- tid brukt på fakturering per uke
- andel jobber som er klare for fakturering innen X dager
- avvik på materiell eller timer
- prosjektmargin og dekningsgrad
Poenget er ikke å drukne i tall, men å sikre at dere tar ut gevinsten av en bedre flyt.
Vanlige bekymringer og hvorfor de ofte blir mindre i praksis
Det er helt normalt å kjenne på usikkerhet når man skal ta steget til en mer moderne plattform.
| Typiske spørsmål er: |
|---|
| “Blir dette for mye å ta tak i?” |
| “Kommer folk til å bruke det?” |
| “Hva skjer med rutiner og historikk?” |
Erfaringen er at det føles overkommelig når innføringen gjøres strukturert, med tydelig eierskap, praktisk opplæring og tett oppfølging i starten. Da oppleves det ikke som et “stort bytte”, men som en gradvis forbedring av hverdagen.
Klar for et nytt løft?
En mer moderne plattform handler i bunn og grunn om én ting: å gjøre det enklere å få gjort jobben riktig og å få betalt raskere, med bedre kontroll underveis.
Som Visma-partner hjelper vi dere med å avklare mål, etablere et oppsett som passer arbeidsdagen, og komme i gang stegvis og trygt med Contracting NXT.
Les mer om Contracting NXT her.
Vegard Eivik
Rådgiver Contracting Works, Bodø