Hopp til hovedinnhold

Bytte av forretningssystem – 10 steg for å lykkes

Når det gjelder implementasjon av store IT prosjekter, er det ca 30% som lykkes med å komme i havn innen tidsfrist og budsjett. I tillegg vil 50% av de være større i omfang enn planlagt og rundt 20% mislykkes fullstendig. Prosessen ved å bytte forretningssystem kan vise til lignende statistikk. Dette tyder på at det er behov for at bedrifter får en bedre forståelse for hva et nytt system innebærer og hva som er spesielt viktig i løpet av denne prosessen.

Når dere skal sette i gang prosessen for å bytte forretningssystem, bruker denne å begynne med at dere identifiserer deres behov, for å så ta kontakt med ulike leverandører. Når dere har valgt system, vil et implementeringsprosjekt settes i gang. Bytte av system omfatter altså ikke bare selve implementeringen, det er viktige punkter man må huske på før, under og etter selve implementeringen. Når man har forstått det har man kommet et steg videre på veien for å lykkes med systembytte. Målet med denne guiden er å komme med 10 enkle anbefalinger for å hjelpe dere gjennom denne prosessen.

10 steg til en suksessfull implementering av nytt system

Steg 1

Kartlegging – hvilke behov har dere når det kommer til et nytt system? Hold det overordnet, her er du ikke klar til å fordype deg i alle systemets funksjoner.

Steg 2

Sett klare mål – hvordan kan du begrunne behovet for systembytte? Hvordan skal prosessen evalueres når det nye systemet er på plass? Det er viktig å her tenke på at målene skal være spesifikke, målbare og realistiske.

Steg 3

Tenk gjennom eksisterende prosesser. Involver gjerne flere personer i dette, de som jobber med systemet daglig og de som trenger en mer overordnet oversikt. Er det prosesser som oppleves som tungvinte i dagens system? Hvordan skal dere velge rett system for akkurat deres bedrift og behov?

Steg 4

Hvilke nøkkelfunksjoner trenger dere? Det kommer til å finnes prosesser eller arbeidstrinn som er avgjørende i deres arbeidsflyt. Et system uten disse kritiske funksjonene vil da raskt kunne ekskluderes fra listen med valgmuligheter.

Steg 5

Med mål på plass og gjennomtenkte prosesser kan dere ta kontakt med systemleverandører. Tenk på å ikke begrense dere til hvordan dere jobber i dag, men vær åpen for nye arbeidsmetoder og moderne og smarte funksjoner. Mange velger å lage en liste med krav de viser leverandørene. Denne listen burde ikke vektlegge alle krav likt, da noen alltid vil være viktigere enn andre. Her gjelder det å finne en fin balanse mellom de funksjonene det er ønskelig å ha og de som er kritiske for bedriften og deres prosesser.

Steg 6

Snakk med systemleverandørene om hvordan dere kan vokse i systemet. Om deres behov forandres i løpet av de neste årene må dere vite hvilke muligheter og begrensninger som finnes. Vi anbefaler å spørre om integrasjoner og hvordan lisenser og ulike moduler kan skaleres opp og ned, alt etter veksten bedriften opplever. Spør gjerne om hvordan de har jobbet opp mot deres bransje tidligere.

Steg 7

Du er nå klar for å velge system. Å involvere ansatte tidlig i prosessen etter at et system er valgt er ofte en viktig suksessfaktor. Få hele laget med på det som skal skje og ta jevnlige statuser underveis i implementeringen.

Steg 8

Når dere har funnet rett system og leverandør kan selve implementeringsfasen begynne. Hvert prosjekt er unikt og krever planlegging med alle involverte prosjektmedlemmer. Planleggingsarbeidet er avgjørende for prosjektets framgang og oppfølging. Her er det viktig å avklare forventninger. Ikke vær redd for å stille spørsmål i denne fasen.

Steg 9

Det er viktig å identifisere en partner som gir deg tett oppfølging under hele implementeringsprosessen, slik at man ikke kommer feil ut. Etter at implementeringsprosessen er over, er det viktig å ta en evaluering av de målene dere satt ved starten.

Steg 10

Nå starter reisen i en ny løsning. Å ha en partner som er med også i fasen etter «live-kjøring» er viktig. Det er nå den aktive opplæringen og den reelle forståelsen for en ny arbeidshverdag starter. Som partner er vi med deg når de første bilagene skal behandles, når dere skal fakturere for første gang, ved første lønnskjøring osv.

Med det sier vi bare lykke til og ikke nøl med å ta kontakt om du lurer på noe.