Hvordan velge riktig lønnssystem?
Å motta feil lønn skaper ikke akkurat tillit til virksomheten din. Det skjer kanskje ikke ofte, men én gang er én gang for mye. Og det betyr at du heller aldri helt slutter å sjekke når det først har skjedd.
Hvis neste lønnskjøring alltid starter med en urolig følelse i magen, er det kanskje på tide å vurdere et lønnssystem. La oss geleide deg pent gjennom hva det er, hva som driver prisene, og hva du bør se etter når du velger.
Hva er et lønnssystem?
Et lønnssystem er programvare som beregner og utbetaler lønn automatisk. Det håndterer blant annet skattetrekk, feriepenger, overtidstillegg og individuelle avtaler, og sender a-melding til Altinn etter hver kjøring.
Et godt system vil også automatisk følge reglene satt av norske lover, og bli oppdatert når reglene endres. Rapporten til Skatteetaten vil alltid være riktig, uten at du trenger å følge med på alle endringene selv.
På toppen av det hele er de som regel skybaserte. Det betyr at du kan kjøre lønn fra hvilken som helst enhet, med automatiske oppdateringer.
Hva løser et lønnssystem i praksis?
Et lønnssystem rydder opp i kluss som kan følge av manuell lønnskjøring, og lar deg senke skuldrene uten å frykte at det skjer feil.
Mange lønnsansvarlige vi snakker med forteller at de kjører gjennom tallene to ganger, sjekker opp mot fjoråret, og dobbeltsjekker den ansatte som byttet stilling midt i måneden. Det er mentalt krevende arbeid.
I tillegg løser et lønnssystem et praktisk problem som ofte blir særlig synlig når bedriften vokser: at lønn og regnskap ikke er koblet sammen. Bruker du to separate systemer, betyr det å taste samme tall to steder hver gang, og krysse fingrene for at de stemmer overens.
Et lønnssystem som er integrert mot regnskapet, gjør dette automatisk.
Hva styrer prisen på et lønnssystem?
Det er i hovedsak tre ting som avgjør hva et lønnssystem koster: Antall ansatte, hvilke moduler du trenger, og om du skal integrere med andre systemer.
Typisk er det en fast grunnpris for systemet, før du legger til en månedlig abonnementskostnad per ansatt. I tillegg kan du regne med en sum for etablering og opplæring, og potensielt support avhengig av pakken du velger.
Klikk her: Du kan se hvordan Visma kalkulerer prisene sine her
Skal du investere i et lønnssystem, er det viktig å ta i betraktning hvor mye du allerede betaler i arbeidstimer for å gjøre alt manuelt og rydde opp i feil. Det er her den store verdien ligger.
Hva er forskjellen på et lønnssystem og et HR-system?
Et lønnssystem betaler folk, mens HR-systemet administrerer dem.
Utbetaling, skattetrekk, feriepenger og innberetning til Altinn er typiske funksjoner for et lønnssystem. Et HR-system håndterer ansattdata, kontrakter, onboarding, fraværsregistrering og kompetanseoversikt.
I praksis glir de to systemene likevel ofte over i hverandre. Mange plattformer dekker begge deler, eller lar deg koble dem sammen. Bruker du to separate systemer, kan det være en fordel å se etter et som har åpent API.
Prat lønn med meg
Hva bør du se etter når du velger lønnssystem?
Etter å ha hjulpet mange norske bedrifter med å velge lønnssystem, kan vi påpeke fire ting du burde ha i mente når du skal velge ditt:
- Hjelp til å komme i gang: Den første lønnskjøringen i et nytt system er mest utsatt for feil. Innstillinger, overføringer og rapporter må være på plass innen du starter opp. Da trenger du noen som sitter med deg, ikke bare gir deg et system og en brukermanual.
- Integrasjon mot regnskap: Ingen burde trenge å taste inn tallene to ganger. Lønnssystemet burde være tett integrert med regnskapssystemet ditt, for å gjøre jobben så enkel som mulig for deg, og unngå menneskelige slurvefeil.
- Norsk regeletterlevelse: Norsk lønnslovgivning endres jevnlig, og et godt lønnssystem må holde tritt med den. Med et lønnssystem som automatisk oppdateres, er du trygg på at A-melding, skattetrekk, feriepenger og tariffavtaler håndteres riktig.
- Skalerbarhet: Ingen ønsker å bytte lønnssystem oftere enn de må. Velger du et som fungerer like godt selv om du tredobler antall ansatte, er du sikret at det vil løse problemene dine mange år inn i fremtiden.
Effektiviser lønnskjøringen med Payroll
Bruker du allerede Visma til økonomi og ERP, er det sannsynlig at Payroll vil være et godt valg for deg. Det er bygget for å fungere godt med det du allerede har, og har brukervennlig funksjonalitet for blant annet lønn, fravær, utlegg og timeregistrering.
Cloud Connection hjelper deg med første lønnskjøring, og følger deg gjennom hele oppsettet. Vi vant Årets Partner Payroll & HRM i Vismas All Stars i 2024, så du kan være trygg på å få god oppfølging.
Kontakt oss gjerne for mer informasjon.
Prat lønn med meg
Har du spørsmål om lønnssystemer? Jeg hjelper deg gjerne med råd, vurderinger og konkrete anbefalinger.
