Hvorfor vokser bedriften ut av Excel?
Har dere vokst ut av regneark og enkle systemer – uten å vite det ennå? Excel er en god start – men ikke en løsning for fremtiden.
De fleste små og mellomstore bedrifter begynner i Excel eller andre enkle løsninger. Det er fleksibelt og billig – og fungerer helt fint. Helt til det ikke gjør det lenger.
Å starte i Excel, eller en enkel mappestruktur er helt greit. Faktisk er det ofte den smarteste måten å komme i gang på. Men det finnes et punkt hvor disse løsningene ikke lenger henger med. Ikke fordi du gjør noe galt – men fordi selskapet ditt har vokst.
Her er de vanligste årsakene til at bedrifter vokser ut av regneark, manuelle rutiner og enklere ERP- og regnskapssystemer.
1. Du har bygget prosessene dine rundt personer, ikke systemer
I starten er det ofte «de fire potetene» som har ansvar for alt. Du vet, de som har vært med siden tidenes morgen og har full kontroll – i sine egne systemer. De vet hvor Excel-filene ligger, hvordan ting skal sendes inn og hvordan systemet egentlig fungerer. Problemet? Når én av dem slutter – stopper mye opp.
2. Du har satt sammen lappetepper – og de begynner å rakne
Du kjenner sikkert følelsen. Mangelen på kontroll og irritasjonen over timene som går med til dobbeltarbeid. Dere har gjerne ett system for faktura. Et annet for lager, og et tredje for prosjektstyring. Alt fungerer – men ingenting snakker sammen. Flere systemer må oppdateres med den samme informasjonen, risikoen for feil og mangler er stor, og det er like før det hele rakner foran øynene dine.
3. Teknologien går fremover – men dere henger igjen
Vi møter ofte selskaper som har høy teknisk kompetanse, men som av ulike grunner fortsatt sitter på lokal server, gammel programvare og manuelle prosesser. Det er ikke fordi de ikke kan bedre – det er bare at «det funker» godt nok, og det oppleves tryggest å ikke røre noe.
4. Du tar risiko uten å vite det
Lagring på lokal PC eller filserver, uten backup og med liten grad av tilgangsstyring. Høres det kjent ut? Da tar du en stor (og unødvendig) sikkerhetsrisiko. Har du råd til å miste de tre siste ukesarkene dine?
Med en skybasert løsning er sikkerhet og redundans innebygget.
Eksempler vi ser igjen og igjen:
- Vekstbedrifter som bruker regneark til varelager og som fysisk må sjekke hva som finnes
- Bedrifter som ikke har kontroll på hvilke kunder som betaler – eller ikke
- Ledelsen mangler innsikt fordi dataene er spredt i mapper, filer og ulike verktøy
Klar for neste steg?
I artikkel 2 ser vi nærmere på faresignalene du bør se etter – altså hvordan du vet at du faktisk har vokst ut av dagens systemer.
