Fra manuell hverdag til digitale muligheter: Hedmark Service valgte Visma Net 

Hedmark Service har levert produkter og tjenester innen kompressorer, brannutstyr, førstehjelp og porter i over 45 år. De dekker hele landet med både salg og service, og har tekniske fagfolk på veien hver dag.

Da de ble nødt til å forlate det gamle økonomisystemet, var det med blandede følelser. – Jeg vil si vi følte litt sorg da vi måtte forlate Mamut, sier økonomiansvarlig Eirik V. Olsen. – Vi hadde brukt det så lenge og kjente det ut og inn. Men da SpeedyCraft ikke lenger kunne integreres, hadde vi ikke noe valg.

Skreddersøm og ærlighet 

Valget falt på Visma Net, og det ble gjort i tett samarbeid med oss i Cloud Connection.

– Det viktigste for oss var å velge en partner vi kunne stole på, sier daglig leder Espen Jahnsrud. – Vi fikk ærlige tilbakemeldinger, ble forberedt på at det kom til å kreve tid og ressurser, og det viste seg å være helt riktig.

Cloud Connection bidro til å kartlegge behovene deres, og løsningen ble Visma Net som økonomisystem, integrert med SpeedyCraft, Tidsbanken og Payroll.

– Det var mange fallgruver vi ville unngå. Derfor brukte vi mye tid i forkant. Vi testet, justerte og tok oss tid til å gjøre det ordentlig, sier Eirik. – Det var avgjørende.

En hverdag i endring 

Overgangen ble satt i gang i mars 2024. Det ble en bratt læringskurve for flere, men det tok ikke lang tid før gevinstene ble synlige.

– I starten var det litt kaotisk, innrømmer HMS-leder Nina Iren Lindberg. – Men vi ble møtt av en løsningsorientert og tålmodig gjeng. Spesielt Stian Thorsen fra Cloud Connection som tidligere jobbet i Mamut var helt uvurderlig i denne fasen.

Det ble en del utfordringer å løse, spesielt rundt samlet fakturering og varelager i testmiljøet, men systemene ble tilpasset Hedmark Service sin drift.

– Den største forskjellen er at alt nå flyter digitalt, sier Nina. – Innmeldinger fra teknikere går automatisk. Før tok det kanskje ti minutter per oppdrag å laste opp bilder og rapporter. Nå skjer det av seg selv.

Og med sju teknikere som utfører 3–5 oppdrag hver dag, blir den besparelsen betydelig.

Forenkling i alle ledd 

For kontorleder Eva Westby har det nye systemet gjort hverdagen langt enklere.

Teknikerne selv var litt skeptiske i starten, men også de har blitt overbevist.

– Nå kan de hente opp tidligere rapporter og informasjon om jobber og utstyr direkte på nettbrettet. De har oversikt, tilgang på deler og dokumentasjon, og føler at det hjelper dem i hverdagen, forteller Eva.

Papir er så godt som borte. Planleggingen, som tidligere foregikk i en Google-disk og på utskrevne skjemaer, gjøres nå heldigitalt via SpeedyCraft Planner.

– Vi sparer tid, får bedre flyt og færre permer, sier Nina med et smil.

Fremtidens logistikk er her 

Logistikkmodulen i Visma Net har også blitt en viktig brikke for Hedmark Service. Med tydeligere innsikt i lagerbeholdning og bevegelser, har de nå en helt annen oversikt og kontroll enn tidligere.

– Visma Net gir oss mulighet til å jobbe med sanntidsdata på lageret. Vi kan følge med på kostpriser, varelager og salgsdata, i tillegg til at vi får dette rett inn i regnskapet, sier Eirik. – Det gir bedre beslutningsgrunnlag og færre overraskelser.

De ser også stort potensial i funksjonene som nå rulles ut med kunstig intelligens (AI). Prognoseverktøyene i Visma Net er i ferd med å bli smartere og kan snart gi fremoverskuende analyser basert på historiske data og sesongvariasjoner.

– Når vi får dette på plass, tror jeg vi kan ta lagerstyringen vår til et nytt nivå. I stedet for å se i bakspeilet, kan vi begynne å planlegge fremover med mye større presisjon. Det gir oss trygghet og bedre kundeservice, avslutter Eirik.

Mer innsikt og bedre kontroll 

Også på ledelsesnivå er det stor forskjell.

– Vi har fått bedre innsikt og kontroll. Vi kan følge kostnader, lager, og fakturering i sanntid, sier Eirik. – Vi har begynt å hente ut rapporter på selgernivå, og bruke historiske leverandørdata for bedre beslutningsgrunnlag.

Han trekker også frem automatiseringen i Visma Net:

– Jeg elsker at jeg kan behandle en faktura med noen få klikk, fra innboks til betaling. Og at alt kan eksporteres rett til Excel gjør rapporteringen enkel og fleksibel.

Payroll har også blitt en naturlig del av verktøykassen, og Eirik mener systemene er godt automatisert så lenge man setter det riktig opp.

Et tydelig råd: Ta dere tid 

Alle fire er tydelige på hva som gjorde overgangen vellykket:

– Å bytte system er dyrt, tidkrevende og krevende. Derfor må du gjøre en grundig jobb i forkant. Sett av tid. Test godt. Velg en partner som er til å stole på og som du kan utvikle deg sammen med.

Hedmark Service valgte å gjøre den jobben og i dag ser de resultater over hele linja.