I et stort ERP-system som Business NXT og potensielt mange klienter og brukere, er det essensielt at tilgangen til både klientene men også de ulike dataene som ligger i systemet er satt opp slik at disse i prinsippet (og i praksis) kun er tilgjengelig i henhold inngåtte avtaler med arbeidsgiver og/eller kunde. 

NB! Dette er nå spesielt viktig nå som flere og flere tar i bruk AI-assistenter (som Copilot, Cloude m.fl.). Disse assistentene har samme tilgang til de ulike dataene som innlogget bruker og man bør derfor ha et forhold til hvilke data brukeren faktisk skal ha og har tilgang til. 

Tilgangen til de ulike delene av adgangsadministrasjon vil av naturlige grunner kunne være begrenset og at du som bruker ikke har tilgang til hele eller deler av det som blir beskrevet i denne FAQ'en. Avklar evt. tilgang til disse delene med din administrator. 

Standard adgangsgrupper

I en standard installasjon av Business NXT, vil det være satt opp 2 ulike adgangsgrupper - disse tildeles på firmanivå i visma.net:



En bruker kan ha begge grupper og/eller forskjellige adgangsgrupper i ulike firma. Normalt vil en bruker være satt opp med adgangsgruppe Standard.


Hvordan er en adgangsgruppe satt opp og kan jeg endre på denne?

Adgangsgruppene ligger som et eget valg i menyen - vanligvis under Administrasjon -> Adgangsadministrasjon:







Helt til høyre ligger det 3 prikker på alle grupper - her kan man endre navn eller slette adgangsgruppen:



Ønsker du å sette opp en egen/ny adgangsgruppe, er dette beskrevet på slutten av denne FAQ'en.

For å vise rettighetene på en adgangsgruppe, klikker man på gruppen i oversikten og man får da opp dette bildet (adgangsgruppe "Standard"):



Dette skjermbildet er i hovedsak delt opp i 4 ulike områder - Tabeller, Generelle kommandoer, Diverse funksjoner og Tjenester.

Tabeller

Under Tabeller ligger alle tilgjengelige tabeller i Business NXT (361 aktive / i bruk pr. i dag). Hver enkelt tabell kan overordnet ha inntil 4 ulike valg.
Vær oppmerksom på at det i noen tabeller ikke vil være mulig å velge eksempelvis "Slett rader" og valget er da grått og ikke tilgjengelig. 



Vis tabell

Her angir man at brukeren skal ha tilgang til å vise data i den aktuelle tabellen

Legg til rader

Brukeren kan legge til nye rader eksempelvis en ny kunde i aktørtabellen

Gjør endringer

Brukeren kan redigere eksisterende data i tabellen (endre et navn, telefonnummer etc)

Slett rader

Hele raden kan slettes av brukeren


Vær oppmerksom på at det vil være en del kombinasjoner som ikke er naturlige. Tar man bort "Vis tabell", vil alle de 3 andre valgene bli grå:



Noen av tabellene kan kun endres via API-et til Business NXT - disse er merket som dette:




Vær også oppmerksom på andre avhengigheter - gir man tilgang til ordre/salgs-tabellene i Business NXT, vil det ikke være naturlig å ta bort tilgangen til å vise/legge til i aktørtabellen hvor kundene ligger.

Skal man lage nye/egne oppsett, bør man kopiere et eksisterende standardoppsett og gjøre endringene derfra (mer om dette senere i guiden).

Man kan redigere flere rader/tabeller samtidig - merk av de man ønsker å endre og foreta endringen på en av linjene. Valget blir da gjeldende for alle rader/tabeller som er merket. Valg som ikke er tillatt vil ikke bli berørt (grå bokser).

Her har jeg merket alle tabeller relatert til bilag og fjernet krysset på den første under "Slett rader". Boksene på de to neste radene blir da også blanke - den siste er ikke mulig å endre (grå) fordi man ikke skal kunne slette oppdaterte bilag:




Vis kun begrensinger

Det ligger et valg i oversikten over tabellene hvor man kan vise alle tabellene hvor det ligger en eller flere begrensninger på hva man har lov å gjøre:



Huker man av i boksen, forsvinner de 3 første tabellene/radene og kun tabellene med begrensninger vises:




Generelle kommandoer

Dette valget styrer 3 ulike oppgaver i Business NXT og tilgangen til å utføre dette. Kryss av i Utfør hvis dette skal være tillatt:



Diverse funksjoner

Her ligger det pr. i dag 20 ulike funksjoner - angis på samme måte som over (huk av for å tillate):



Tjenester

Også her ligger det noen valg - huk av for å de man ønsker å tillate:

Begrensninger i en enkelt tabell

Valgene som gjøres på en tabell er overordnet. Man kan videre gjøre endringer innenfor selve tabellen. Dette gjelder helt ned på kolonnenivå (kan skjules, tillate/nekte endringer) samt behandlingsvalg og utskrifter tilknyttet tabellen.

Her ønsker jeg å endre på adgangen i tabellen aktør - legg inn aktør i søkeboksen og trykk selve tabellnavnet:



Man kommer da inn i et oversiktsbilde for den aktuelle tabellen (her aktør):
 

Som standard kommer man inn i fanen for Kolonner - i tillegg ligger det faner for Behandlinger og Utskrifter. Helt til høyre ligger de overordnede valgene (vis, legg til, endringer, slett) på tabellen (se tidligere i guiden rundt disse).

Kolonner

Alle kolonnene i tabellen vises og man har her mulig for å styre om kolonnen skal vises ("Vis kolonne") og/eller om man tillater endringer i disse kolonnene ("Gjør endringer").
Huk av eller ta bort haken i de relevante kolonnene man ønsker å endre.

Også her kan man huke av "Vis kun begrensninger" for å filtrere bort alle som er tillatt. 


Behandlinger

I en tabell ligger det i Business NXT flere ulike behandlingsvalg. Noen av disse ligger i standard skjermbilder, mens andre må eventuelt synliggjøres (endre skjermbildet). Alle disse behandlingsvalgene kan styres via adgangsgruppen.

Klikk på fanen Behandlinger og alle relevante behandlingsvalg i tabellen vil vises. Fjern haken i kolonnen Utfør på de valgene man ikke ønsker at brukeren skal ha tilgang til å utføre:



Utskrifter

Videre kan man begrense eller tillate utskrift av relevante dokumenter i systemet. I aktør-tabellen ligger det 7 ulike som eksempelvis Purrebrev. Fjern haken hvis man ikke ønsker å tillate dette i denne adgangsgruppen:

Sette opp ny adgangsgruppe

Har man mange ulike type brukere og kanskje mange ulike klienter på kundeforholdet, kan det være gunstig å sette opp noen nye adgangsgrupper. Dette kan være at eksisterende adgangsgrupper enten gir for mye tilgang eller for lite tilgang. Ofte kan det være hensiktsmessig å lage grupper som er tilpasset de ulike delene i en bedrift som eksempelvis regnskap, ordre og lager som har ulike oppgaver og behov i et ERP-system. Samtidig bør man kanskje heller ikke ha for mange adgangsgrupper - det kan fort bli uoversiktlig og man risikerer at man oppnår det motsatte av det man hadde tenkt. 

Det er pr. i dag ikke mulig å sette opp spesifikke adgangsbegrensninger basert på en enkelt bruker - det må da evt. lages en ny adgangsgruppe som denne brukeren kan legges i. 

Ny gruppe kan opprettes fra startbildet fra knappen + Ny gruppe:




Gi adgangsgruppen et logisk navn - velg så om adgangsgruppen skal settes opp basert på en annen adgangsgruppe - her har jeg valgt Standard og trykker "Opprett gruppe":



Adgangsgruppen er nå på plass i Business NXT og kan da foreta de nødvendige endringer og tilpasse adgangsgruppen slik man ønsker.

Gruppen er nå også overført til admin i Visma.net slik at nye brukere kan legges til eventuelt at en eksisterende bruker flyttes over til denne adgangsgruppen:



Slette adgangsgruppe

Det er også mulig å slette en adgangsgruppe. Dette gjøres via de 3 prikkene helt til høyre i startbildet:



Pass på at eventuelle brukere blir flyttet over på en annen gruppe før du sletter - disse vil eventuelt miste tilgangen til Business NXT hvis adgangsgruppen slettes.

Sist oppdatert: 09.07.2026 / Lasse CC