Filter

Business NXT/
Finans

Samlefakturering

Jeg har en kunde som ønsker at vi fakturerer alle ordrer samlet

Enkelte kunder ønsker å få tilsendt en samlefaktura og at ordrer ikke faktureres enkeltvis. Dette kan være i forbindelse med et prosjekt og/eller at man har løpende avtale om fakturering eksempelvis 1 gang pr. uke.

Dette er fullt mulig i Business NXT og det nødvendige skal som standard være på plass.

Oppsett kunde

Kunden må være registrert i Business NXT som en ordinær kunde. Kunden må settes opp med en egen Kundepref. hvor "Samlefaktura" må være huket av:

Dette gjelder på kunder som skal ha samlefaktura som standard ("alltid"). Denne preferansen gjør at alle ordrer på denne kunden automatisk får "Samlefaktura" som ordrepreferanse.

Kunder som kun ønsker samlefaktura på eksempelvis et konkret prosjekt eller spesifikke ordrer, kan få dette ved å endre ordrepreferansen på de aktuelle ordrene:

Skjermbilde samt sortering

Samlefakturering stiller krav til sortering i selve skjermbildet hvor det skal faktureres fra. Det skal som standard være laget et skjermbilde for dette hvor sorteringen og utvalget er satt opp. Dette ligger under Salg -> Samlefaktura:

Sorteringen i skjermbildet må være satt opp som dette - dette gjør at ordrelinjene blir listet opp fortløpende på fakturaen:

Fakturering

Når så faktureringen skal gjøres - merk de ordrene som ønskes fakturert eventuelt merk hele tabellen (alle ordre/alle kunder). Her merker jeg alle på kundenr. 10001:

Bruk Ctrl+P (evt. Send fra prikk-menyen) for å starte selve utfaktureringen:

Du får da opp standard bilde med ulike valg for dato, formular og andre innstillinger.

Du bør på forhånd ha sjekket hvilket formular som du ønsker å bruke - som standard ligger det egne formular for samlefaktura, men disse er kanskje ikke tilpasset slik man ønsker.

Her har jeg brukt et std fakturaformular og forhåndsvisning:

I eksemplet over (og med standard sortering på skjermbildet) kommer ordrelinjene stigende etter ordrenummer og blir således heller ikke samlet som standard.

Jeg har laget enda en ordre (94) med noen av samme produktene og faktura vil da se slik ut:

Andre måter å sortere på ved utskrift

Du kan også gjøre andre endringer når du skriver ut hvis dette er ønskelig. Man kan eksempelvis ha sortering pr. ordre.

Du må da først endre sorteringen i skjermbildet. Dette må gjøres på ordrelinjenivå - dvs sorteringen i det nederste vinduet:

Legg inn slik at det ser sånn ut (mulig det ligger sortering på eksempelvis Beskrivelse - denne må da endres):

(mangler denne, vil du få feilmelding ved utskrift i neste steg)

Hvis dette er noe man ønsker å ha liggende som standard - bør man oppdatere selve skjermbildet og lagre dette slik at man har dette permanent (oppsettadministrasjon).

Merk ordrene og velg Innstillinger i dialogboksen og huk av "Gruppering pr. ordre" og trykk på Bruk.

Utskriften vil da kunne se slik ut (avhengig av hvilket formular man bruker):

Har man sortering på ordrelinjene, men velger å ikke ha gruppering pr. ordre (forrige punkt), vil faktura kunne se slik ut:

Det er også mulig å samle pr. produktnummer - endre da sorteringen (på ordrelinjenivå) slik:

Utskriften ser da slik ut:

Det finnes også flere muligheter, men vær obs på at ikke alle kombinasjoner av ordregruppering og sortering lar seg utføre. Man får da evt. en feilmelding hvis dette gjøres.

Oppsummering