Enkelte oppgaver i Business NXT er allerede automatisert og/eller kan automatiseres gjennom ulike standard oppsett og innstillinger som eksempelvis workflow.
 

I tillegg til disse, kan de fleste behandlingsvalg i kombinasjon med ulike utvalg og skjermbilder automatiseres gjennom tidsstyrte oppgaver. Dette kan brukes innenfor en rekke områder i Business NXT som eksempelvis innkjøp, lager, bilagshåndtering og ordre/faktura.
Hvis du gjør samme manuelle operasjon flere ganger om dagen og dette i all hovedsak er standardiserte prosesser så vil dette være et fint utgangspunkt for en tidsstyrt oppgave.

NB! Forutsetning for å sette opp en tidsstyrt oppgave

Brukeren som skal sette opp en tidsstyrt oppgave må ha en ekstra rolle som tildeles i Visma.net:



Denne heter "Task automation administrator" og tildeles på kundenivå og kommer i tillegg til de andre/ordinære grunnleggende tilgangene til applikasjon, data og skjermbilder,

Oppsett av tidsstyrt oppgave

En tidsstyrt oppgave kan settes opp direkte fra skjermbildet man arbeider i. Man bør merke seg at oppgaven er knyttet til skjermbildet og eventuelle utvalg som ligger i skjermbildet. Dette gjør at man kan sette opp egne skjermbilder med egendefinerte utvalg hvis man ønsker at den tidsstyrte oppgaven skal kjøres eksempelvis på spesifikke kundegrupper eller ordretyper.  

En typisk oppgave som man gjerne kan sette opp som tidsstyrt oppgave, er fakturering. I dette eksemplet bruker jeg standardvinduet som ligger i salgsordreprosessen og med standard utvalg. Ordrer som ligger her skal være klar til fakturering (bekreftet, plukket, ferdigmeldt og sendt).

Valget for tidsstyrt oppgave ligger under de 3 prikkene til høyre i skjermbildet og valget "Tidsstyr oppgaven...":



Det kommer da opp ulike valg relatert til den tidsstyrte oppgaven som må fylles ut - som standard er noen felter allerede valgt:



Start med angi et navn for oppgaven og evt. en beskrivelse:



Oppgavetype

En tidsstyrt oppgave kan settes opp til å utføre enten et behandlingsvalg eller starte en utskrift.

Tilgjengelige behandlingsvalg er tilgjengelig i nedtrekksmenyen:



Du har også mulighet til å sette opp parametre tilknyttet behandlingsvalget hvis dette er relevant - hvis man tidsstyrer behandlingvalget "Generer kopi av ordre", vil man kunne endre disse parametrene:



I vårt tilfelle, ønsker man å sette opp automatisk fakturering og man velger derfor Utskrift. Legg inn type utskrift, formularer som skal brukes og utskriftsdestinasjon:





Endre/tilpass også de tilhørende parametrene ved å klikke i boksen Parametre:



Velg så om oppgaven skal kjøres på bedriften man er innlogget på eller en bedriftsgruppe:



Velg så hvor ofte oppgaven skal utføres. Her kan man velge mellom hver time, daglig, ukentlig eller månedlig:



Kryss også av for "Aktiver umiddelbart" hvis oppgaven skal aktiveres (kan slås på evt. senere).

Maks rader vil man normalt la stå tomt slik at alle rader i skjermbildet blir behandlet.

Jeg har nå lagt inn alle relevante opplysninger og kan lagre oppgaven:



Oppsummert:

Daglig automatisk fakturering kl. 17.00 er nå satt opp på bedrift Lasse Drift AS.

Endre/sjekke oppgaven

Det ligger vanligvis et skjermbilde med oversikt over alle tidsstyrte oppgaver som er satt opp. Dette ligger normalt under Administrasjon -> Tidsstyrte oppgaver:



Skjermbildet ser slik ut og er delt inn i Aktive oppgaver og Inaktive oppgaver: (NB! Tabellen er felles på kundenivå - dvs alle oppgaver på alle brukere og bedrifter vises)



Du har tilgang til ulike verktøy som søkeboks, oppfrisk og hvis du vil se oppgaver som er mislykket øverst i listen. I tillegg kan man sortere resultatene etter når oppgaven er kjørt.

Du har 6 kolonner som viser følgende:



Ikke symbol = oppgaven har aldri kjørt (men er aktiv)

Rødt symbol = oppgaven feilet

Grønt symbol = oppgaven kjørt og OK

Navnet på oppgaven ligger i kolonne 2. Videre ligger det kolonner som viser Bedrift/bedriftsgruppe, tidspunkt når oppgaven skal kjøre, når den kjørte sist og neste gang den planlegges kjørt:




Sjekk av status

Man kan sjekke status på selve oppgaven og det som er gjort i tillegg til at man kan justere på de ulike delene av oppsettet.

Let opp eller søk på oppgaven og trykk på oppgavenavnet (bruker her en tilsvarende oppgave som jeg tidligere har satt opp som eksempel):

Du får da opp en fane til høyre i skjermbildet som er delt i to ulike seksjoner - en del for selve oppgavedetaljene og en del som viser Aktivitetsloggen:




Her viser loggen at den daglige kjøringen har gått OK. Man kan bruke nedtrekksmenyen til høyre for å få flere detaljer:



Her er oppgaven kjørt, men ingen rader er behandlet (ingen ordre klar for fakturering).

Her vises det (fra en annen oppgave med automatisk bilagsoppdatering) hva som evt. har feilet når jobben har kjørt:



Det er dessverre foreløpig ikke mulig å sette opp et overvåkningspunkt på denne loggen i tidsstyrte oppgaver. En workaround kan være å sette opp et overvåkningspunkt i det aktuelle skjermbildet (faktura) - punktet vil da varsle om det ligger rader i tabellen og ligge i oppgaveoversikten.

Endre/avslutte den tidsstyrte oppgaven

Under Oppgavedetaljer kan man se detaljer rundt den tidsstyrte oppgaven og også foreta eventuelle endringer/oppdateringer som eksempelvis tidspunkt for oppgaven eller deaktivere den helt:

Velg Oppgavedetaljer:





Rediger oppgave:

Her kan du endre på selve oppgaven som eksempelvis endre tidspunkt når den skal kjøre:








Husk å lagre hvis du gjør endringer i oppsettet. 

Gå til oppsettet



Dette valget tar deg til skjermbildet som er definert i den tidsstyrte oppgaven.

Handlinger

Her ligger det 3 valg hvor du kan kjøre oppgaven nå, sette den inaktiv eller slette den i sin helhet: 

Sist oppdatert: 08.07.2026 / Lasse CC