7 ting bedrifter bør sjekke for å effektivisere driften i H2
Høsten er i gang, og for mange bedrifter betyr det fullt fokus fra første uke. Kundedialoger skal følges opp, prosjekter settes i gang, og årets mål skal nås. Men før kalenderen fyller seg igjen, kan det være verdt å stoppe opp og se på hva som faktisk bør fungere bedre resten av året, uansett om du leser dette i august eller november.
1. Hva risikerer å renne ut i sanden hos kundene?
En god måte å starte høsten på er å se på det som allerede ligger i pipeline:
- Tilbud som venter på oppfølging
- Leads som har blitt kalde siden våren
- Kunder dere burde ha kontaktet for lenge siden
Det er sjelden mangel på engasjement som gjør at ting faller mellom stolene, det er mangel på struktur. Så lenge oppfølging er avhengig av at én selger husker det, eller av et Excel-ark som ingen lenger har full oversikt over, vil dere fortsette å tape avtaler dere allerede har lagt ned tid og energi i.
Et CRM-system som SuperOffice samler kundedialoger, aktiviteter og neste steg på ett sted, slik at oppfølging blir en del av arbeidsflyten i stedet for et minnespørsmål. Det handler ikke om å legge til enda et system å holde styr på, men om å slutte å tape avtaler dere allerede har lagt ned arbeid i.
2. Hvilke manuelle prosesser har dere vent dere til?
De fleste bedrifter har en manuell prosess alle vet er unødvendig, men som ingen har tatt tak i:
- Fakturaer som skrives om for hånd
- Ordredata som legges inn på nytt i et annet system
- Rapporter som settes sammen manuelt hver måned
Problemet er at denne typen oppgaver sjelden føles akutt. Det er bare tungvint, gang på gang. Men legger man sammen tiden over et år, blir det ofte betydelig mer enn man tror, og det er dessuten en av de vanligste feilkildene, siden manuell inntasting alltid innebærer en risiko for feilskriving og glipp mellom systemer.
Et moderne forretningssystem, som Visma Net eller Business NXT, er bygget for å automatisere nettopp den typen repeterende flyter: fakturering, ordrehåndtering, regnskap og rapportering. Å effektivisere arbeidsprosesser handler sjelden om ett stort, altomfattende prosjekt. Oftest er det noen få, godt valgte flyter som gjør den største forskjellen.
3. Har rett person rett informasjon for å ta beslutninger?
Mange bedrifter mangler ikke data, de mangler at data havner hos rett person til rett tid:
- Økonomisjefen venter på en manuelt sammensatt rapport
- Salgssjefen har en magefølelse, men ingen tall før månedsslutt
- Daglig leder får en oppsummering som allerede er to uker gammel når den lander på bordet
I H2 er det verdt å spørre seg: Om dere måtte ta en viktig beslutning i morgen, ville dere hatt grunnlaget som trengs, eller måtte vente en uke på at noen setter det sammen for hånd? Jo flere systemer og regneark tallene må hentes fra, desto større er risikoen for at beslutninger tas på gammel eller ufullstendig informasjon.
Et forretningssystem med god innebygd rapportering gjør en forskjell her, spesielt når økonomi, salg og prosjekt kan ses i samme bilde i stedet for i separate filer. Målet er ikke flere rapporter, det er rett tall, til rett person, i tide til at det gjør nytte.
4. Har dere kontroll på prosjektene, eller bare på at de ruller?
Et prosjekt kan se helt rolig ut på overflaten, samtidig som lønnsomheten sakte spises opp under den:
- Timer rapporteres sent eller ikke i det hele tatt
- Ressurser dobbeltbookes uten at noen oppdager det før det er for sent
- Et prosjekt som så bra ut i budsjettet, viser seg, når det er ferdig, å ha gått med tap
Dette er spesielt vanlig i konsulent- og prosjektvirksomheter, der tid, ressurser og lønnsomhet henger tettere sammen enn i de fleste andre bransjer. Uten gode verktøy for prosjektstyring er det lett å fokusere på at prosjektene «ruller på», i stedet for om de faktisk er lønnsomme når alle timene er talt.
Med et system som Severa får dere kontroll på bemanning, timeregistrering og prosjektøkonomi i sanntid, i stedet for å oppdage problemene i etterkant. Spørsmålet å stille seg er ikke «ruller prosjektene?», men «vet vi hvor lønnsomme de faktisk er, akkurat nå?»
5. Snakker systemene deres faktisk sammen?
Mange selskaper har egentlig gode systemer. Et godt CRM, et godt forretningssystem, et godt prosjektverktøy, men systemene snakker ikke sammen:
- En ordre legges inn i ett system og registreres på nytt i et annet
- En ny kunde opprettes tre ulike steder
- Informasjon flyttes manuelt mellom avdelinger, dag etter dag
Det er lett å venne seg til denne typen dobbeltarbeid, spesielt hvis det har bygget seg opp gradvis over flere år uten at noen egentlig har reagert. Men hvert manuelle steg er en mulighet for feil, og hvert minutt som går med til å flytte informasjon for hånd, er et minutt som ikke går med til noe som faktisk skaper verdi for kundene.
Integrasjon mellom systemer er ofte den mest undervurderte formen for effektivisering, nettopp fordi den ikke krever at man bytter ut noe som allerede fungerer. Det handler om å koble sammen det dere allerede har, slik at informasjonen flyter automatisk i stedet for å bæres for hånd mellom avdelinger.
6. Har virksomheten vokst fra systemene sine?
Noen ganger er ikke problemet at systemene er dårlige, men at virksomheten har endret seg raskere enn systemene har klart å følge med på:
- Et lager som ble bygget for en mindre virksomhet
- En prisstruktur som har blitt mer kompleks enn det systemet egentlig er bygget for
- Arbeidsmåter som fortsatt bygger på hvordan selskapet så ut for noen år siden, ikke hvordan det ser ut i dag
Dette pleier ikke å vise seg som ett stort, tydelig problem, men heller som en lang rekke småirritasjoner og unntaksløsninger som med tiden har blitt en del av hverdagen, uten at noen egentlig har stilt spørsmål ved dem. Nettopp fordi endringen skjer gradvis, er det lett å venne seg til at ting tar omveier.
Her handler det sjelden om å bytte ut hele forretningssystemet. Oftest holder det med tilpasninger, supplerende moduler eller en gjennomgang av hvordan systemet faktisk brukes i dag, sammenlignet med hvordan virksomheten ser ut nå.
7. Hva skal faktisk være bedre når året er slutt?
Det siste og viktigste steget er å ikke prøve å løse alt samtidig. Det er fristende å skrive en liste med ti store digitaliseringsprosjekter etter sommeren, men den typen lister blir sjelden mer enn nettopp en liste.
En mer realistisk måte å jobbe på er å velge ut to eller tre konkrete ting som faktisk skal være på plass før året er slutt, for eksempel:
- Alle tilbud følges opp innen en uke
- En bestemt manuell rapport er automatisert
- Prosjektlønnsomheten kan ses uten at noen må regne den sammen for hånd
Spørsmålet å ta med seg inn i høsten er ikke «hva kunne vi forbedret?» For svaret er nesten alltid «mye». Spørsmålet er: Hva skal konkret være bedre 31. desember, sammenlignet med i dag?
Slik kommer dere videre
Ingen av disse syv punktene krever at man river opp alt og begynner på nytt. De handler om å se på det som allerede skurrer i hverdagen, og tørre å spørre hvorfor det fortsatt får ta den tiden det gjør. Å effektivisere virksomheten trenger ikke bety store, dyre prosjekter. Ofte holder det å bruke det dere allerede har litt bedre, eller koble det sammen med det som finnes rundt.
Vet dere allerede hva som bør bli bedre, men ikke helt hvordan dere skal komme dit? Ta kontakt med oss, så tar vi en prat om hvor dere står, og hva som er realistisk å gjøre noe med allerede i H2.
Legg tiden din på de riktige tingene nå i andre halvår
Fyll ut skjemaet, så tar jeg kontakt.
