Er du klar for skyen? Ting å tenke på

Det er utrolig fascinerende å se hvor raskt det går med systemutviklingen i dag. Skybaserte løsninger er nå tilgjengelige for (nesten) alle, og som rådgiver er det min daglige oppgave å veilede kunder gjennom helhetsbildet. Dette innebærer å stille de riktige spørsmålene, spørsmål som gir gjensidig nytte både for oss som leverandør og for deg som kunde. Derfor ønsker jeg å belyse nøkkelpunktene som kan effektivisere samarbeidet mellom deres organisasjon og oss, og dermed redusere den tiden både vi og dere bruker – for tid er penger, som de sier…

Hva er deres nåværende løsninger?

Ofte oppstår kontakten med oss av behovet for å oppgradere det eksisterende ERP-systemet, som enten er utdatert eller ikke lenger tilfredsstiller vekstens krav. Selv om endringer kan være utfordrende, og vi mennesker generelt ikke er glad i dem, er det nødvendig å kartlegge hele porteføljen av løsninger for å sikre en sømløs integrasjon. Det er lettere å gjøre flere endringer samtidig når organisasjonen først står foran en endring. Derfor oppfordrer jeg dere alltid til å liste opp alle nåværende løsninger og være kritiske når dere vurderer hvor tilfreds dere er med dem. Er timeregistreringssystemet effektivt, savner dere bedre prosjektoppfølging? Ofte har selskaper anskaffet løsninger her og der, i et forsøk på å løse gåter. Ta med disse refleksjonene når dere møter oss, for her har vi verdifull erfaring. Kanskje kan vi anbefale én løsning som dekker flere av deres behov. Det er også mye enklere å involvere oss tidlig i prosessen, i stedet for å handle på egen hånd og deretter kreve tilpasninger fra oss som leverandør.

Nåværende betingelser

For skybaserte løsninger er begrepet "total cost of ownership" avgjørende. Dette skyldes at de inkluderer flere komponenter som tidligere ble fakturert separat. Det er derfor fornuftig å kartlegge faktorer som oppsigelsestiden for dagens serverløsning, og for de løsninger dere ikke ønsker å beholde. Hvis dere ser for dere et systembytte neste år, er det gunstig å unngå langsiktige avtaler, for eksempel bindinger på 1-3 år, hvis mulig.

Når skal man bytte?

Varigheten av et systembytte varierer avhengig av kompleksiteten, men det viktigste er å identifisere når dere har kapasitet. Involver alle berørte kolleger og avdelinger i en dialog. For en vellykket implementering av et nytt system er det nødvendig med tilstrekkelig tid til opplæring. Derfor er det greit at det ikke skjer når dere er midt i høysesong.

Er dere i gang med opprydding?

Spørsmålet "Hva kan vi ta med oss fra det gamle systemet?" varierer avhengig av deres nåværende situasjon og fremtidige mål. Det er nyttig å starte med en gjennomgang av dagens registre for å eliminere unødvendige dobbeltføringer samtidig som dere identifiserer hva dere ønsker å bevare. I noen tilfeller kan spørsmålet omformuleres til "Hvor mye burde vi ta med oss fra det gamle systemet?" fordi det ofte er fornuftig å starte på nytt. Det er likevel viktig å vurdere antall kunder, leverandører og varer som skal overføres til det nye systemet, samt evaluere elementer som kostnadsbærerstruktur og tilpasninger på formularer.

Oppsummering

Forhåpentligvis har dette innlegget gitt deg nyttige perspektiver hvis du befinner deg i startfasen av å kartlegge et systembytte.

• Er dere tilfredse med dagens løsning? Ta gjerne notater om funksjonaliteten dere elsker og misliker.
• God intern og ekstern kommunikasjon er nøkkelen til en vellykket prosess. På denne måten kan dere formidle deres behov, samtidig som vi, i noen tilfeller, kan peke på bedre måter å gjøre ting på eller påpeke begrensninger, enten det er i optimalisering eller skybaserte løsninger.

Tenk på det som å forberede seg på å få besøk av en elektriker på timebasis – det er gode penger å spare med å rydde plass for dem der arbeidet skal utføres og ha all nødvendig informasjon om huset tilgjengelig.