Feriepenger i Payroll – slik gjør du det riktig
Snart er det ferietid, og for deg som er lønns eller HRM-ansvarlig betyr det at feriepengekjøringen nærmer seg. For mange er dette en av årets mest tidkrevende lønnsoppgaver, men i Visma Payroll finnes det smarte oppsett som gjør prosessen langt enklere enn du kanskje tror.
I dette innlegget gir vi deg en praktisk oversikt over det du trenger å vite om feriepenger i Payroll, fra opptjening til utbetaling.
Hva styrer feriepengeutbetalingen i Payroll?
I Payroll henger feriepengeutbetaling og lønnstrekk tett sammen med oppsettet i Calendar, Vismas modul for ferieregistrering og fraværshåndtering. Det er her ferieavtalen for den ansatte konfigureres, og den påvirker direkte hva som skjer i lønnskjøringen når ferien avvikles.
Har du ikke satt opp dette riktig, kan du oppleve at trekk og utbetaling ikke stemmer overens, noe som fort skaper frustrasjon både internt og hos de ansatte.
Vi har laget en Cloud Tips-video som viser deg akkurat dette steg for steg: Se videoen her om ferieavtale i Calendar og feriepenger ved avvikling:
Utbetaling av feriepenger: de viktigste punktene
Opptjening og grunnlag
Feriepenger beregnes på bakgrunn av lønn utbetalt i opptjeningsåret, altså forrige kalenderår. Det er dette beløpet som vises i feriepengelisten i Payroll per 31. desember.
Slik beregner Payroll feriepenger ved avvikling
Systemet tar opptjente feriepenger, deler på antall feriedager den ansatte har (normalt 25) og multipliserer med antall feriedager som avvikles. Eksempel: feriepengelisten viser 50 000 kr og den ansatte har 25 dager, da utbetales 2 000 kr per feriedag.
Utbetalingen skjer i den måneden ferien avvikles, forutsatt at ferien er godkjent før lønnskjøringen kjøres.
Timelønnede og fastlønnede
Payroll håndterer de to gruppene ulikt. For fastlønnede baserer beregningen seg på Calendar og tilknyttet ferieavtale. For timelønnede kan du nå velge mellom å utbetale feriepenger løpende ved registrering av ferie eller samlet. Dette gir deg fleksibilitet til å tilpasse løsningen til bedriftens behov.
Delutbetaling av feriepenger
Fra ferieåret 2026 er det mulig å sette opp automatisk delutbetaling av feriepenger i Payroll, det vil si at feriepenger utbetales automatisk i takt med at ferien avvikles. Dette gjelder foreløpig fastlønnede med tilknyttet ferieavtale i Calendar.
Se flere av våre Cloud Tips som handler om Payroll
Vanlige feil og hvordan du unngår dem
Ferieavtalen er ikke satt opp i Calendar Dette er den vanligste årsaken til feil i feriepengekjøringen. Uten riktig ferieavtale vil ikke systemet vite hvordan det skal håndtere trekk og utbetaling.
Ferien godkjennes etter lønnskjøringen Husk at ferien må være godkjent i systemet før du kjører lønn, ellers vil ikke feriepengene bli med i den aktuelle perioden.
Manuell overstyring av lønnsarter Har dere tilpassede feriekoder? Da oppdateres ikke lønnskode-mapping automatisk ved systemoppdateringer. Det er lønnsansvarlig sitt ansvar å sørge for at disse er korrekt satt opp.
Trenger du hjelp med oppsett eller lønnskjøringen?
Hos Cloud Connection hjelper vi deg med alt fra implementering og oppsett av Payroll til løpende rådgivning og support på feriepengekjøringen. Mange av våre kunder setter stor pris på å ha noen å ringe til når det butter imot i en travel lønnsmåned.
