Lønn er tillit: når én feil koster mer enn kroner
Lønnsslippen er dokumentet de ansatte leser grundigst. Ett feil trekk, en overtidstime som mangler eller en permisjon registrert med feil dato, og tilliten får en ripe. For deg som jobber med lønn og HR, er det et ansvar som merkes hver eneste måned.
Feilene som går igjen
Når vi møter lønns- og HR-ansvarlige, er det de samme hendelsene som dukker opp:
- Trekk som er beregnet feil og må korrigeres i etterkant
- Overtid som ble jobbet, men aldri kom med på lønna
- Permisjoner med feil dato, feil prosent eller feil lønnsart
Alle kan rettes. Det som koster, er tiden i mellom: en ansatt som må ta kontakt, en korrigering som spiser av neste lønnskjøring, og en følelse av at lønna er litt tilfeldig. De fleste av disse feilene oppstår der informasjon flyttes for hånd fra ett sted til et annet.
Når kontroll blir en fulltidsjobb
Mange lønnsavdelinger bruker mer tid på å kontrollere enn på å kjøre lønn. Timer føres i ett system og tastes inn på nytt i et annet. Fravær meldes på e-post. Reiseregninger kommer inn som et bilde av en kvittering. Hvert ledd er en ny sjanse for feil, så alt sjekkes én gang til. Og én gang til.
Resultatet er mange små feilkilder hver måned. De stjeler tid fra arbeidet som faktisk krever en fagperson.
Hva skjer når Kari har ferie?
I mange virksomheter er det én person som kan lønnskjøringen fra A til Å. Hen vet hvilke lønnsarter som brukes til hva, hvem som har særavtaler og hvordan årsoppgjøret skal se ut. Når den personen er syk, i permisjon eller slutter, stopper ting opp.
De fleste kjenner risikoen. Få har tid til å gjøre noe med den. Svaret er prosesser og regler som ligger i systemet, slik at lønna blir riktig uansett hvem som sitter ved tastaturet.
Den ansatte merker forskjellen
Ferie og reiseregninger er like personlige som lønna. Folk husker det når feriedagene ikke stemmer, eller når et utlegg blir liggende i tre uker.
Å søke ferie, levere en reiseregning eller sjekke saldoen bør gå på et minutt, fra mobilen, på ett sted. Når den ansatte registrerer selv og dataene går rett inn i lønn, forsvinner et helt lag med manuell håndtering. Den ansatte får svar raskere. Lønnsavdelingen får riktige tall første gang.
HR og lønn må snakke sammen
HR og lønn er for viktig til at du skal bruke systemer som lever hvert sitt liv. En nyansatt registrert i HR skal dukke opp i lønn. En endret stillingsprosent skal gi riktig utbetaling ved neste kjøring. Når flyten henger sammen fra ansettelse til lønnsslipp, slipper du å kontrollere det samme tallet flere ganger.
To ting avgjør om det fungerer i praksis:
Hjelp når du trenger det. Et nytt system står og faller på oppstarten. Hos oss får du rådgivere som kan både lønn og HR, som hjelper deg i gang og er tilgjengelige etterpå. Vil du se hvordan det ser ut i praksis, finner du korte Cloud Tips-videoer om lønn og HR.
En løsning som vokser med deg. Får dere flere ansatte, nye avdelinger eller flere selskaper, skal løsningen tåle det. Du skal slippe å bytte system fordi virksomheten vokser.
Lønn handler om folk
Det finnes ting man ikke kødder med. Lønna til folk er en av dem. Bak hver lønnsslipp står en person som har planlagt husleie, ferie og regninger etter den.
Derfor tar vi lønn på alvor.
Vil du få bedre kontroll og lavere skuldre rundt lønnskjøring?
Ta kontakt, så hjelper vi deg med spørsmål om HR og lønn.
