Brukerveiledning for CC Smooth EHF

Grunnidéen med CC Smooth EHF er å ta automatisering til det ytterste og bruke all tilgjengelig informasjon fra XML-dokumentene som bærer fram EHF-fakturaene.

CC Smooth EHF er kun ment å fungere på inngående EHF-fakturaer med linjespesifikasjon.

CC Smooth EHF har ingen begrensninger med tanke på hvilken informasjon på fakturaen som det er mulig å benytte til kontering; eventuelle begrensninger ligger i Business NXT.

CC Smooth EHF forutsetter at løsningen er satt opp på kundens Business NXT-instans, at CC Smooth Settings kjører og at vinduet CC Smooth EHF er satt opp for kunden.

Vinduet CC Smooth EHF skal være knyttet til den bedrift som er angitt i navnerommet CC Smooth NXT.

Merking av bunter som løsningen har kjørt på

CC Smooth EHF merker bunter i feltet Beskrivelse for å holde orden på hvilke bunter som er behandlet.

Følgende tagger er i bruk:

• EHFXML: Tekst er overført fra XML-dokumentet til Memo på føste bilagslinje i bunten.
• EHFTxt2I: Feltene Tekst og Ekstratekst på bilagslinjene er oppdatert med tekst i henhold til aktuelle konteringsregler. Dokumentet er en faktura.
• EHFTxt2C: Feltene Tekst og Ekstratekst på bilagslinjene er oppdatert med tekst i henhold til aktuelle konteringsregler. Dokumentet er en kreditnota.
• EHFNoDoc: Det finnes ikke noe tilgjengelig XML-dokument
• EHFPstng: CC Smooth EHF har kontert bilaget i henhold til regler angitt på konteringstidspunktet
  

Steg i løsningen

CC Smooth EHF inkluderer følgende funksjoner som er beskrevet nedenfor i dette dokumentet:

• Automatisk overføring av XML-dokumentet til memo på første bilagslinje i bunten
• Automatisk overføring av utvalgte XML-tagger fra fakturahode til Ekstratekst på bilagslinjer
• Valgfri automatisk overføring av utvalgte XML-tagger fra fakturahode og fakturalinjer til Tekst og/eller Ekstratekst på bilagslinjer. Kan gjøres per bedrift/bedriftsgruppe/leverandør etter eget forgodtbefinnende.
• Bruker kan lage konteringsregler direkte fra bilagslinjene basert på (deler av) teksten i feltene Tekst og/eller Ekstratekst
• Bruker kan lage og tilpasse konteringsregler i vinduet CC Smooth EHF.
• Automatisk kontering av konti og ansvarsenheter på bilagslinjer

Automatisk overføring av XML-dokumentet til memo på første bilagslinje i bunten

Denne første linja er typisk leverandørbilagslinja. Dette skjer alltid på leverandørbilagslinja, altså typisk første linje i bunten. XML-dokumentet «utflates», slik at trestrukturen som kjennetegner XML-dokumenter ikke benyttes. Dette utflatede XML-dokumentet kan brukeren benytte for å definere valgfri automatisk overføring av utvalgte XML-tagger fra fakturahode og fakturalinjer til Tekst og/eller Ekstratekst på bilagslinjer.

Automatisk overføring av utvalgte XML-tagger fra fakturahode til Ekstratekst på bilagslinjer

CC Smooth EHF leveres med noen felt som alltid hentes fra fakturahode til feltet Ekstratekst. Det gjelder følgende:

• Kunderef.

1. <Invoice><BuyerReference>Deres ref
2. <CreditNote><BuyerReference>Deres ref

• Ordreref.

1. < Invoice ><OrderReference><ID>ordrenr kl
2. <CreditNote><OrderReference><ID>ordrenr kl

• Kundekontakt

1. < Invoice ><AccountingCustomerParty><Party><Contact><Name>lars
2. <CreditNote><AccountingCustomerParty><Party><Contact><Name>lars

• Lev.kontakt

1. < Invoice ><AccountingSupplierParty><Party><Contact><Name>Per
2. <CreditNote><AccountingSupplierParty><Party><Contact><Name>Per

Disse faste, definerte taggene styres fra Portalen og er like for alle kunder.

Valgfri automatisk overføring av utvalgte XML-tagger fra fakturahode og fakturalinjer til Tekst og/eller Ekstratekst på bilagslinjer

Det er mulig for bruker selv å definere hvilke tagger som bilagslinjene skal berikes med i feltene Tekst og Ekstratekst.

Dette gjøres under fanen «Egendefinert bilagslinjeutfylling»:

• Bedrift/Bedriftsgruppe:
  Angi bedrift eller bedriftsgruppe som regelen skal gjelde for. Oppslagsfelt. Obligatorisk felt.
• Leverandørs orgnr:
  Angi eventuelt en leverandør som regelen skal gjelde eksklusivt for. Valgfritt felt.
• XML-tag:
  Lim inn hele linja fra memo som inneholder den informasjonen som skal hentes ut. (Løsningen leser linja fra venstre og helt fram til der verdien faktisk står.)
  Merk: Dersom det er flere identiske tagger i XML-dokumentet, så vil alle de angitte verdiene bli satt inn på bilagslinja. Obligatorisk felt.
• Prefiks (Valgfri): (Funker dette?)
  Skriv en prefiks dersom det er ønskelig med en «overskrift» i teksten på bilagslinja. Eksempler: Målernr, Regnr eller Mobilnr. Valgfritt felt.
• 1 = Tekst-felt, 2 = Ekstratekst:
  Dersom utfylt med 1, skrives innhold fra XML-dokumentet til feltet Tekst.
  Dersom utfylt med 2, skrives innhold fra XML-dokumentet til feltet Ekstratekst. Obligatorisk felt.

Bruker kan lage konteringsregler direkte fra bilagslinjene basert på (deler av) teksten i feltene Tekst og/eller Ekstratekst

I kolonnen Bilagsgruppe 1 i tabellen Bilag kan bruker aktivere framtidige konteringsregler. Når brukeren står på en bilagslinje som hen er spesielt godt fornøyd med(les: har kontert med riktige ansvarsenheter og riktig konto), så kan brukeren aktivere konteringsregler. Følgende alternativer er tilgjengelig:

• 101 Aktiver Tekst og ekstratekst-regel
  Regelen som aktiveres forutsetter at både feltet Tekst og feltet Ekstratekst på bilagslinjen er lik den aktuelle linja på framtidige bilagslinjer
• 110 Aktiver Tekst-regel
  Regelen som aktiveres forutsetter at feltet Tekst på bilagslinjen er lik den aktuelle linja på framtidige bilagslinjer
• 120 Aktiver Ekstratekst-regel
  Regelen som aktiveres forutsetter at feltet Ekstratekst på bilagslinjen er lik den aktuelle linja på framtidige bilagslinjer
• 130 Aktiver Alle bilagslinjer-regel
  Regelen som aktiveres forutsetter ikke annet enn at framtidige bilagslinjer kommer fra fra samme organisasjonsnummer (leverandør)
  Pussig regel? Neida. Denne brukes for å fange opp «alle andre linjer» som ikke fanges av mer spesifikke regler.

I tillegg til krav til Tekst og Ekstratekst beskrevet ovenfor, må også leverandørens organisasjonsnummer og mva-sats være lik på framtidige bilagslinjer for at kontering skal skje.

Dersom du ønsker å endre på en allerede registrert konteringsregel, gjøres dette enkelt ved å angi konteringsregel på nytt i "Bilagsgr. 1". Hvis det for eksempel legges inn en konteringsregel 110 og denne allerede finnes for den aktuelle leverandøren og mva-satsen, så vil gammel regel bli slettet og ny regel opprettet. Øvrige konteringsregler vil ikke bli påvirket.

Kontering skjer i stigende nummerrekkefølge, det betyr at dersom for eksempel både en 101-regel og en 120-regel vil slå til på en framtidig bilagslinje, så har 101-regelen forrang.

Et annet eksempel er at man kan angi en konteringsregel 110 for en fraktlinje på fakturaen der konto for inngående frakt angis. Om man også har registrert en konteringsregel 130 på leverandøren, vil alle andre linjer konteres mot denne kontoen.

Dersom det registreres en regel som allerede finnes, så vil dem gamle regelen bli overskrevet.

Alle regler registreres på den bedriften man befinner seg i.

Bruker kan lage og tilpasse konteringsregler i vinduet CC Smooth EHF

På fanen Konteringsregler samles alle konteringsregler som er opprettet ved hjelp av Bilagsgruppe 1-feltet på bilagslinjene.

Her er det mulig å både endre og slette regler. For å slette regler, følg vanlig Business NXT-logikk og slett hele linja.

Det er mulig å skrive regler rett inn i dette vinduet, men generelt anbefales det å opprette regler i bilagsregistreringen og heller gjøre justeringer på den i dette vinduet i ettertid.

Her kommer noen tips til endring/tilpasning i vinduet:

• Bedrift/Bedr.gr.:
  Dersom det endres fra et bedriftsnummer til en bedriftsgruppe, så vil regelen gjelde for flere firma. Oppslagsfelt, bedriftsgrupper ligger helt nederst i oppslaget.
• Konteringsregel:
  Tilsvarer konteringsreglene som finnes i oppslaget til Bilagsgr. 1-feltet i tabellen Bilag. Oppslagsfelt.
• Mva-sats:
  Viser hvilken mva-sats som må stå på bilagslinja for at regelen skal slå inn.
  Ettersom tallet 0 viser tom celle i Business NXT, så visualiseres/vises mva-sats = 0 som -1 i denne kolonnen
• Tekst bilagslinje:
  Bruk gjerne % som jokertegn. På denne måten kan man tilpasse konteringsregelen slik at den gir treff på deler av tekstfeltet.
• Mer om kontering med treff på deler av teksten
  La oss si at du har laget en konteringsregel 110, med krav om at teksten på bilagslinja skal være "Renter 1.1. - 31.1.", uten anførselstegnene. Du ønsker at denne konteringsregelen skal slå inn også for februar, mars, og så videre. Dette løses på følgende måte:
  Finn fram til den aktuelle konteringsregelen, der vil det stå "Renter 1.1. - 31.1."
  Endre teksten fra "Renter 1.1. - 31.1." til "Renter%". Prosenttegnet forstås som et "jokertegn", det vil si at man i dette tilfellet har justert konteringsregelen til å slå til dersom teksten starter med ordet Renter.
  Dersom man skriver "%Renter%" justeres konteringsregelen til å slå til dersom teksten inneholder ordet Renter. (Store og små bokstaver har ingen betydning.)
  Og for å ha nevnt det; skriver du "%Re%r%", så vil konteringsregelen slå til dersom teksten inneholder bokstavene "Re" og deretter bokstaven "r", for eksempel ordet Repeterende.
• På samme måte som på linjenivå, kan også jokertegn (%) brukes for å angi deltekster i Fakturareferanse.
• Dersom konteringsregelen tilsier at feltet ikke er i bruk, for eksempel benyttes ikke feltet Tekst på bilagslinje i regel 130, så står det [Field not in use]. Denne verdien må ikke endres.
• Ekstratekst bilagslinje:
  Se Tekst bilagslinje ovenfor.
• Konteringskonto:
  Angi konto som skal benyttes.
  Merk at rutinen "Bytt kontonummer" i tabellen Hovedbokskonto ikke bytter kontonummer i konteringsreglene i vinduet " CC Smooth EHF ".
• Konterings-avg.k.:
  Avgiftskoden som bilagslinjene skal konteres med.
  Dersom avgiftskode ikke er angitt, vil denne hentes fra kontoplanen ved kontering. Det betyr at det må benyttes avgiftskoder på alle mal-linjer der det står en annen avgiftskode på hovedbokskontoen i kontoplanen.
• Ansv.enh. 1, 2, 3, 4, 5 og 6:
  Ansvarsenheten som bilagslinjene skal konteres med.
• Ansv.enh. 7, 8, 9, 10, 11 og 12:
  Står på fortsettelseslinja nedenfor. Fylles ut med ansvarsenheten som bilagslinjene skal konteres med.

Automatisk kontering av konti og ansvarsenheter på bilagslinjer

Dette går helt av seg selv og trenger ingen videre beskrivelse.

Kontering av ansvarsenheter fra fritekster på faktura

La oss si at du driver et transportselskap og at alle biler har hver sin avdeling som skal føres mot hver sin konto, angitt i ansvarsenhetstabellen. Avdelingsnummeret er bilens regnummer og ansvarsenhet 12 benyttes for disse avdelingene. Du ønsker at når regnummer står som en del av teksten på den inngående fakturaen, så skal dette påføres på bilagslinjene.

I dette tilfellet benyttes CC Smooth EHF til å berike bilagslinja med regnummer, og så kan CC Smooth Data Enrichment benyttes for å utføre selve konteringen ut fra komplekse regler som henter data fra ansvarsenhetstabellen.

Bruk av kolonner i Business NXT

Tabellen Bilag

• Bildefilnavn: Linjenr fra XML skrives hit
• Bilagsgr. 1: Brukes til å angi konteringsregler
• Fri 1: Brukes til xxxx
• Fri 2: Brukes til xxxx
• Tekst: Berikes eventuelt med tekst fra XML-dokumentet
• Ekstratekst: Berikes med tekst fra XML-dokumentet

Tabellen Bunt

• Beskrivelsesfeltet får utfylt tag-er som viser hva som er utført av CC Smooth EHF