Tre rekordår på rad, uten en eneste nyansettelse

7 000 forskjellige varer. 100 leverandører. Legemidler, kosttilskudd og naturkosmetikk, med egne avgiftsregler og krav til sporbarhet, distribuert til apotek og helsekost over hele landet og solgt direkte til forbruker gjennom egen nettbutikk. Å holde alle brikkene på plass er et krevende puslespill.

Arnika har mestret det i 30 år.

Systembyttet i 2021 var starten på tre rekordår på rad. Driftsresultatet gikk fra 1,2 millioner i 2023 til 1,4 millioner i 2024, og endte på 2,7 millioner i 2025.

To krav som avgjorde valget

I 2020 begynte Torleiv å se etter et nytt system. Kravlisten var kort, men absolutt: alt i skyen, og økonomi og logistikk i samme løsning. «Visma Net føltes mest riktig ut på den tiden. Det at det var en skyløsning og et kombinert logistikk- og økonomisystem var nettopp det vi trengte,» sier Torleiv.

For en grossist er kravet om étt system ikke en teknisk detalj, det er forskjellen mellom å vite hvordan det går og å finne det ut i etterkant. Når økonomi og lager opererer hver for seg, må de samkjøres manuelt. Regnskapet henger etter det som skjer på lageret, og i dette etterslepet oppstår feilene: varer som er utsolgt selges, det bestilles inn varer som var populære for måneder siden, priser settes på utdaterte kostnader.

«Det å samle økonomi og lagerfunksjon i ett system er en stor fordel, ikke minst for oppfølging, kontroll av priser og vareflyt,» sier Torleiv. «Det gjør det også veldig lett tilgjengelig for kundeservice, som både ser lagerstatus, hvordan det er med leveranser, priser og økonomi i det hele.»

Hvem som satte det opp, var like viktig som systemet

Torleiv var like grundig i partnervalget som i systemvalget. «For meg er det viktig at det er en viss historikk på samarbeidspartnere og leverandører. At det er en historikk, en trygghet, en soliditet. Referanser er også kjempeviktig,» sier han.

Valget falt på Cloud Connection. Og ganske raskt sto de overfor noe få leverandører hadde løst før: Arnika selger legemidler, og det følger med avgifter som ikke fantes som standardfunksjonalitet i Visma Net.

«De har funnet løsninger på litt utfordrende saker. Vi hadde noen spesielle avgifter, legemiddelavgifter til legemidler som måtte løses og som måtte lages spesifikt for oss,» forteller Torleiv.

Cloud Connection bygget løsningen fra bunnen. Den er skreddersydd for Arnikas behov.

Strekkoden som fanger feilen

I det gamle systemet var det lite kontroll mellom plukklisten og esken som gikk ut døra. Nå leses hver vare før den forlater lageret. «Vi har strekkodelesen som sjekker at det er riktig vare vi leverer ut. Det hadde vi ikke i det gamle systemet, og det var en av tingene som har gjørt mye bedre presisjon på det vi leverer,» sier Torleiv.

«Det har gjørt at vi har mye større kontroll på varer inn og ut, og plukking av de riktige varene. Strekodeløsninger er på plass og kontroll på priser som blir fulgt opp. Generelt sett har vi mye mer kontroll på det hele, og viktigst av alt: det er synkronisert mot regnskapet.»

Nettbutikken som holder seg selv oppdatert

For en nettbutikk med tusenvis av varelinjer er utdatert lagerstatus en direkte kostnad. Kunden bestiller noe som ikke finnes, og jobben må gjøres om igjen. Trine Sedlak Nyhus, butikksjef for Arnika.no, merker forskjellen til daglig.

Arbeidet gjøres ett sted, og resultatet dukker opp et annet. «Jeg bruker Visma Net til å opprette nye varer, varelinjer og informasjon jeg legger inn der fra forhandlere. Da går den direkte ut i nettbutikken og er oppdatert der til enhver tid,» forteller Trine.

Da innkjøpene var avhengige av én person

Med 7 000 varelinjer og 100 leverandører lå innkjøpsbeslutningene hos én person, dels i et hjemmesnekret Excel-oppsett, dels i hukommelsen hans. «Før vi begynte med Smart Bestillingsforslag var det jeg alene som måtte sitte med bestillingene av disse 7 000 varelinjene vi har her og de 100 forskjellige leverandørene. Jeg hadde laget et eget system fordi det fungerte ikke godt nok i Visma Net, med et spesielt Excel-system og mye oppe i hodet mitt,» forteller Torleiv.

Nå er det annerledes. «Nå kan vi enklere overlate det til andre. Systemet Visma Net og Smart Bestillingsforslag leverer gode forslag, og vi kan sågar etter hvert håper jeg å sette på litt automatikk på innkjøpene.»

«Vi ser at utsendelse av e-poster, fakturaer, pakksedler, varemottak, flyt, integrasjon mot nettbutikk og hvordan hele økosystemet fungerer med oppdateringer via automasjoner, sparer oss for masse arbeid,» sier Torleiv.

En partner som svarer

«Generelt sett er de veldig raske til å respondere på supportsaker som vi sender inn til dem,» sier Torleiv om samarbeidet med Cloud Connection. Han trekker også frem at løsningen lar seg forme etter hvordan de faktisk jobber. «Du kan sette opp egne sidepaneler med litt hjelp fra Cloud Connection eller interne IT-folk, så får du formet dette sånn at det passer sånn som du jobber.»

Det er fire år siden systemet ble satt i drift. Arnika vokser fremdeles, og bemanningen er den samme. «Fra 2021 og til nå har vi hatt en økning på 23 prosent uten at vi behøvde å øke antall personer på lageret eller i administrasjonen. Dette er takket være Visma Net,» avslutter Torleiv.